Kommunalberatung: Organisationsentwicklung

Organisationsberatung: Beratung für die öffentliche Verwaltung

Kommunalberatung für Städte, Kreise, Gemeinden

Sie möchten in Ihrer Verwaltung Aufbau und Ablauf optimieren? Effektive und effiziente Verwaltungsstrukturen fördern sowie internes Prozess-/Projektmanagement entwickeln?

Mit unserer Organisationsberatung gehen Sie Schritt für Schritt in Richtung gemeinsam klar definierter Ziele. Wir führen Controlling- und Führungsinformationssysteme ein, führen Organisationsuntersuchungen durch und etablieren mit Ihnen Best Practises.

Kommunalberatung persönlich: Aktuelle Themen in der Organisationsberatung

 

Erfahren Sie in diesem Video, welche Themen derzeit im Bereich der Organisationsberatung in Verwaltungen bedeutsam sind. Michael Ahr, Leiter des Institut für Verwaltungsberatung, berichtet von seinen Erfahrungen in der Kommunalberatung.

Unsere Leistungen

Organisationsuntersuchungen

Im Rahmen der Organisationsuntersuchung analysieren wir Ihre Organisation bzw. Ihren Organisationsbereich umsichtig und systematisch. Auf Grundlage der Analyse erstellen wir ein Optimierungskonzept mit Vorschlägen zu den Bereichen Aufgaben, Strukturen, Prozesse und Personal. Dabei berücksichtigen wir neben den Zielen der Organisationsuntersuchung selbst auch Ziele, die sich aus der Gesamtstrategie der Verwaltung bzw. den Fachstrategien des jeweiligen Untersuchungsbereichs ergeben.

Die Organisationsuntersuchung setzt sich aus unterschiedlichen Prozessmodulen zusammen, die abhängig vom jeweiligen konkreten Untersuchungsziel eigesetzt werden. Das kann ein konkretes Problem in einem bestimmten Arbeitsbereich sein oder die grundlegende Betrachtung eines gesamten Bereichs, um Effektivität und Effizienz von Strukturen und Prozessen zu beurteilen sowie den Personaleinsatz zu optimieren.

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Ihre Herausforderung

 

  • Ihre Verwaltung oder ein Verwaltungsbereich soll sich hinsichtlich Effektivität bzw. Effizienz der Arbeitsabläufe untersuchen lassen.
  • Es soll überprüft werden, ob in einem Verwaltungsbereich ausreichend oder zu viel Personal einsetzt wird.
  • Aufgabenverteilung, Zuständigkeiten oder Verantwortlichkeiten in einem Bereich sollen überprüft werden.
  • Es soll untersucht werden, ob die Aufbauorganisation in einem Bereich angepasst werden sollte, um die Aufgabenerledigung optimal zu unterstützen.

Unser Angebot

 

  • Stellenbemessung
  • Aufgabenkritik
  • Personalbedarfsplanung
  • Geschäftsprozessoptimierung
  • Analyse der Aufbaustruktur

 

Stellenbemessungen

Mit der Personalbedarfsermittlung bzw. Stellenbemessung unterstützen wir Sie auf dem Weg zu einem optimalen Personaleinsatz. Die richtige Anzahl an Stellen und Mitarbeitenden sichert nicht nur die plichtgemäße Aufgabenerledigung in Ihrer Kommune, sondern auch die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns. Die Personalbedarfsermittlung ist die Basis einer langfristigen Personalplanung. Sie sichert den sparsamen Umgang mit Steuergeldern in Ihrer Kommunalverwaltung.

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Ihre Herausforderung

 

  • Sie wollen überprüfen, ob Sie ausreichend Personal in einem Bereich einsetzen
  • Neue Aufgaben erfordern die Überprüfung des Personalbedarfs
  • Die Fallzahlen in einem Bereich sind deutlich gestiegen
  • Es soll überprüft werden, ob das Personal wirtschaftlich eingesetzt wird

Unser Angebot

 

  • Stellenbemessung
  • Geschäftsprozessoptimierung
  • Analyse der Aufgabenstruktur
  • Überprüfung der Aufgabenverteilung
  • Personalbedarfsplanung

 

Geschäftsprozessoptimierung I Prozessmanagement

Die Einführung und der Ablauf eines Prozessmanagements steigern die Verlässlichkeit der Verwaltungsabläufe. Prozesse dienen der Vereinbarung von Standards in der Sachbearbeitung sowie in der Steuerung von Arbeitsabläufen. Sie stellen darüber hinaus eine gute Grundlage zur Einarbeitung neuer Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter dar.

Über eine Geschäftsprozessoptimierung steigern Sie spürbar Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit Ihrer Sachbearbeitung. Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden erheben und optimieren wir die wesentlichen Prozessabläufe in Ihren Organisationseinheiten. Neben der reinen Beschreibung der Arbeitsschritte erfassen wir die Zuständigkeiten sowie steuerungsrelevante Kennzahlen.

Ihre Herausforderung

 

  • Die Arbeitsabläufe sind nicht standardisiert.
  • Arbeitsabläufe sind zwar beschrieben, werden aber nicht einheitlich gelebt.
  • Effektivitäts- und Effizienzpotenziale sind ungenutzt.
  • Es fehlen Kennzahlen, um Arbeitsabläufe und Aufgaben steuern zu können.
  • Es ist kein Controlling etabliert, das einen umfassenden Überblick hinsichtlich Qualität und Quantität der Arbeit ermöglicht.
  • Es existiert kein Konzept für ein umfassendes Prozessmanagement.

Unser Angebot

 

  • Identifizieren und Beschreiben der relevanten Arbeitsprozesse
  • Erstellen einer Prozesslandkarte
  • Definieren von Rollen und Zuständigkeiten
  • Definieren von Steuerungskennzahlen
  • Festlegen von Qualitätsstandards
  • Prozessanalyse und -optimierung
  • Aufbau eines Controllings
  • Aufbau eines Prozessmanagementsystems
  • Schulung von Prozesseignern und Qualitätsbeauftragten
  • Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems

Anforderungsanalysen & Stellenbeschreibungen

Neubesetzungen von Stellen gelingen passgenau mit sorgfältigen Anforderungsanalysen. Wir erfassen im ersten Schritt über Interviews die wesentlichen Aufgaben und Anforderungen einer Stelle. Daraufhin identifizieren wir die wesentlichen erfolgskritischen Tätigkeiten und leiten daraus die notwendigen Kompetenzen für die Stelleninhaberin bzw. den Stelleninhaber ab. Auf dieser Grundlage erstellen wir eine Stellenbeschreibung.

So erhalten Sie ein umfassendes Stellenprofil, das Aufgaben und vorauszusetzende Kompetenzen abbildet. Und damit eine hervorragende Grundlage für Personalauswahl, Leistungsfeedbackgespräche und anforderungsgerechte Personalentwicklung. Auf Wunsch unterstützen wir Sie auch bei der Auswahl geeigneter Bewerber.

Ihre Herausforderung

 

  • Ihre Stellenbeschreibungen müssen aktualisiert werden.
  • Neue Stellen sollen eingerichtet und erstmalig beschrieben werden.
  • Die Anforderungen auf einer bestehenden Stelle sollen dargestellt werden.
  • Es soll ein Kompetenzprofil für einen (zukünftigen) Stelleninhaber entwickelt werden.

Unser Angebot

 

  • Formulierung von Stellenbeschreibungen
  • Durchführen von Anforderungsanalysen
  • Erstellen von Kompetenzprofilen
  • Entwerfen von Stellenausschreibungen
  • Design von Auswahlverfahren
  • Durchführen von Personalauswahlverfahren

Projektmanagement & Projektsteuerung

Effektives und effizientes Projektmanagement sind die Grundlage erfolgreicher Verwaltungsarbeit. Dabei werden die Anforderungen an Verwaltung und Behörden immer vielschichtiger. Häufig sind Organisationseinheiten gefordert, bei der Lösung komplexer Lagen ämterübergreifend zusammenzuarbeiten. Das Aufsetzen eines Projekts ermöglicht in diesen Fällen klare Zielformulierungen, verbindliche Strukturen/Prozesse und macht Projektfortschritte wie Zielerreichung messbar.

Ebenso spielt die Projektsteuerung bei der Umsetzung von Projekten in Ihrer Verwaltung eine erfolgskritische Rolle. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein maßgeschneidertes Projektcontrolling, das zu jedem Prozesszeitpunkt klare Aussagen zu Projektfortschritt und Steuerungsnotwendigkeiten gibt.

Ihre Herausforderung

 

  • Es soll ein komplexes, bereichsübergreifendes Projekt aufgesetzt werden.
  • Ein bereits laufendes Projekt soll extern unterstützt werden.
  • In der Verwaltung soll ein Projektmanagement aufgebaut werden.
  • Standards für die Einrichtung und Durchführung von Projekten sollen entwickelt und eingeführt werden.
  • Führungskräfte und Mitarbeitende sollen durch Schulungen auf die Übernahme von Projekten vorbereitet werden.

Unser Angebot

 

  • Einführen eines Projektmanagements in der Verwaltung
  • Beratung und Unterstützung bei Einrichtung und Durchführung von Projekten
  • Unterstützung bei Projektcontrolling und Projektsteuerung
  • Erstellen von Projekthandbüchern
  • Qualifizierung von Projektleitern und Projektmitarbeitern durch Seminare, Trainings und Workshops
  • Identifizierung von Projektrisiken und Risikomanagement

Strategieentwicklung & Aufgabenkritik

Die Anforderungen an Verwaltung und Behörden ändern sich fortlaufend – wie auch die Erwartungen auf Seiten der Politik und der Bevölkerung. Die öffentliche Hand ist als konstitutioneller Bestandteil unserer Gesellschaft herausgefordert, sich auf die Auswirkungen der demographischen Entwicklung und des Fachkräftemangels vorzubereiten. Darüber hinaus muss die Verwaltung auf gesellschaftliche Entwicklungen wie z. B. die Flüchtlingsthematik angemessen und effektiv reagieren können.

Wir unterstützen Sie bei diesen Aufgaben durch Zukunftsworkshops, aufgabenkritische Betrachtungen und die Entwicklung von Konzepten für eine nachhaltige Bürger- und Dienstleistungsorientierung.

Ihre Herausforderung

 

  • Es soll ein Leitbild für Ihre Verwaltung bzw. Organisation entwickelt werden.
  • Es sollen Antworten auf aktuelle Zukunftsherausforderungen gefunden werden.
  • Die Verwaltungsbereiche sollen stärker über strategische Ziele gesteuert werden.
  • Es sollen Konzepte zum Umgang mit überfachlichen Aufgaben entwickelt werden.

Unser Angebot

 

  • Leitbild- und Strategieentwicklungsprozesse
  • Strategische Handlungskonzepte für Verwaltungen
  • Strategieworkshops mit Verwaltungsspitze und Führungskräften
  • Großgruppenmoderation
  • Moderation von Bürgerforen
  • Begleitung überfachlicher, strategischer Projekte
  • Einführung strategischer Steuerungsmechanismen

Controllingsysteme & Führungsinformationssysteme

Zunehmende Produkt- und Ergebnisorientierung bei der Verwaltungsarbeit erfordern funktionierende Controllingsysteme. Diese verbinden idealerweise Kostenkennzahlen mit Prozess-, Ergebnis- und Wirkungskennzahlen und münden in ein einfaches, gut verständliches, regelmäßiges Berichtswesen für Führungskräfte und Verwaltungsleitung.

Wir entwickeln mit Ihnen alle Elemente einer optimierten Verwaltungssteuerung und ein handhabbares Berichtswesen. Zweiteres ermöglicht zuverlässige Aussagen zu den wesentlichen Arbeitsergebnissen der Verwaltung, zur Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung und zur Wirksamkeit von Maßnahmen. Auf Wunsch qualifizieren wir Ihre Mitarbeitenden für die Anwendung des Controllingsystems bzw. Berichtswesens und Ihre Führungskräfte für die Nutzung und Ableitung von Steuerungserfordernissen.

Ihre Herausforderung

 

  • Die Verwaltung soll stärker strategisch gesteuert werden.
  • Es soll ein qualitatives Controlling eingeführt werden.
  • Die Führungskräfte sollen mit steuerungsrelevanten Kennzahlen versorgt werden.

Unser Angebot

 

  • Aufbau eines Führungsinformationssystems
  • Einführung bzw. Weiterentwicklung des Controllingsystems
  • Aufbau eines produktorientierten Steuerungssystems
  • Identifizierung steuerungsrelevanter Kennzahlen

Haben Sie Fragen zu unseren Leistungen im Bereich Organisationsentwicklung?

 
Rufen Sie uns an
0221-630 60 49 1
Ansprechpartner  Michael Ahr
Michael Ahr
Institutsleiter & Verwaltungsexperte

Unternehmensbroschüre

 

In unserer Unternehmensbroschüre können Sie sich kurz und prägnant über unser Beratungsangebot in der Kommunalberatung informieren. Sie erfahren, mit welchem Verständnis wir die öffentliche Verwaltung beraten und wie Sie von unserer Erfahrung profitieren können.

Die Broschüre können Sie hier herunterladen.