Landkreis Oberspreewald Lausitz

Der Landkreis Oberspreewald-Lausitz beauftragte die GfV mit der Aufnahme, Modellierung und Analyse ausgewählter Prozesse im Gesundheitsamt Bereich Hygiene. Im Rahmen eines Fördermittelprojektes sollten 20 Kernprozesse auf höchster Detailebene systematisch dokumentiert, Optimierungspotenziale identifiziert und digitalisierungsfähige Soll-Prozesse als Grundlage für nachgelagerte Organisations- und Digitalisierungsvorhaben entwickelt werden.
Die Analyse identifizierte prozessübergreifende Handlungsfelder im Bereich Digitalisierung: Medienbrüche zwischen analogen und digitalen Arbeitsschritten verursachen Zeitverluste und binden Kapazitäten. Die vorhandene Funktionalität des Fachverfahrens Octoware wird nicht vollständig ausgeschöpft, parallele Datenhaltungen und uneinheitliche Ablagestrukturen erschweren die Zusammenarbeit und Vertretungsregelungen. Ergänzend fehlt es an mobiler IT-Ausstattung, die eine medienbruchfreie Bearbeitung auch außerhalb des Büros ermöglicht. Für jeden der 20 modellierten Prozesse wurden Optimierungspotenziale mit Einschätzung des organisatorischen, technischen und finanziellen Aufwands sowie des Nutzens in einer Prozesskritiktabelle dokumentiert, um Maßnahmen gezielt priorisieren zu können. Empfohlen werden unter anderem die Beschaffung mobiler Endgeräte, die Einführung digitaler Signaturen, die Etablierung einer Fachverfahrensverantwortlichen sowie die Erarbeitung verbindlicher Standards zur Vereinheitlichung der Arbeitsweise.
Als Zielbild steht ein Gesundheitsamt, das seine Kernprozesse medienbruchfrei, auf Basis verbindlicher Standards und unter konsequenter Nutzung vorhandener digitaler Werkzeuge bearbeitet.