Personalbedarfsermittlung in der öffentlichen Verwaltung

Stellenbemessung nach Organisationshandbuch

Ihr Ziel

Sie möchten mittels eines anerkannten Erhebungs- und Berechnungsverfahren den Personalbedarf Ihrer Organisation ermitteln.

Unsere Lösung

Systematische Stellenbemessung auf Basis objektiver Daten – fundiert, transparent und zukunftssicher.

Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot zur Stellenbemessung in Ihrem Haus.

Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.

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Personalbedarfsermittlung- warum GFV?

Unsere Personalbedarfsermittlung für die öffentliche Verwaltung orientiert sich konsequent an den Standards des Organisationshandbuchs des Bundes und liefert rechtssichere Stellenbemessung. Mit über 140 durchgeführten Projekten in Kommunen, Landkreisen und Behörden verfügen wir über umfassende Erfahrung in der systematischen Personalplanung. Besonders wertvoll: Wir entwickeln fortschreibungsfähige Excel-Tools für die Personalbedarfsberechnung, die Sie nach Projektabschluss eigenständig für Szenario-Analysen nutzen können. Unsere systematische Validierung durch Führungskräfte-Workshops sichert praxistaugliche Ergebnisse der Stellenbemessung. So erhalten Sie nicht nur Zahlen, sondern ein lebendiges Planungsinstrument für strategische Personalentscheidungen in der Verwaltung.

Ziele der Personalbedarfsermittlung

Optimalen Personaleinsatz erreichen
Richtige Anzahl Stellen ermitteln
Erledigung der Aufgaben der Kommune sicherstellen
Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns gewährleisten
Langfristige Personalplanung ermöglichen
Sparsamen Umgang mit Steuergeldern sichern

Aufgabe der Personalbedarfsermittlung

Notwendigen Stellenbedarf überprüfen und festlegen
Zeitgerechte Aufgabenerledigung sicherstellen
Angemessene Auslastung der Mitarbeitenden gewährleisten

Vorgehen bei der Personalbedarfsermittlung

Häufiger Teil von Organisationsuntersuchungen
Vorher: Prozessoptimierung – ohne optimale Prozesse und einheitliche Standards besteht Gefahr von Doppelarbeiten und unwirtschaftlicher Vorgehensweise.
Stellen anhand von optimierten Prozessen bemessen, um wirtschaftlichen Personaleinsatz zu gewährleisten

Methoden der Personalbedarfsermittlung

Verwendung qualitativer und quantitativer Methoden
Drei unterschiedliche Verfahren: analytisches Berechnungsverfahren, analytisches Schätzverfahren und Arbeitsplatzmethode

Das analytisches Berechnungsverfahren erhebt mittels…

…Selbstaufschreibung
…Multi-Momentaufnahme
…Laufzettelverfahren
…Zeitaufnahme

Das analytisches Schätzverfahren…

…nutzt Erfahrungswerte der Stelleninhaber:innen
…erstellt Prognosedaten auf Basis von Schätzwerten und Szenarien
…ist eine wirtschaftlichere Methode mit geringer Belastung der Mitarbeitenden

Die Arbeitsplatzmethode wird eingesetzt…

…im Ausnahmefall
…wenn der Personalbedarf gesetzt ist
…wenn davon ausgegangen wird, dass die Stelle in jedem Fall erforderlich ist

Der Ablauf

[

Auftragserklärung

=

Bemessungs-

konzept

=

Aufgabenkatalog

erstelln

=

Erhebung

durchführen

=

Ist-Zustand

feststellen

=

Soll-Szenarien

entwickeln

=

Personalbedarf

berechnen

[

Ergebnisphase

Deep Dive

Moderne Personalbedarfsermittlung

Jahrzehntelang konnten Verwaltungen ihren Personalbedarf nach bewährten Mustern planen: Bei steigenden Aufgaben wurden zusätzliche Stellen beantragt, bei Haushaltsengpässen wurde der Status quo eingefroren. Diese Zeiten sind vorbei. Die neue Realität erfordert eine präzise, methodisch fundierte Herangehensweise, die zeigt, wo Personal wirklich benötigt wird und wo Effizienzreserven liegen.

Deep Dive

Szenarien in der Personalbemessung

Professionelle Personalbedarfsermittlung nutzt Szenario-Techniken, um verschiedene Zukunftsentwicklungen systematisch zu durchdenken und ihre Auswirkungen auf den Personalbedarf zu quantifizieren. Diese Herangehensweise verwandelt Personalplanung von einer rückwärtsgewandten Bestandsaufnahme zu einem vorausschauenden Steuerungsinstrument.