Phase 1: Auftakt & Thematische Abstimmung

Um den größtmöglichen Nutzen aus der Mitarbeiterbefragung zu ziehen, führen wir zu Beginn eine Auftragsklärung durch, indem wir zentrale Fragestellungen und Schwerpunkte mit dem Auftraggeber abstimmen. Uns ist es wichtig, die Befragung möglichst genau auf Ihr Erkenntnisinteresse auszurichten. Darüber hinaus ist eine frühzeitige Einbindung der Befragten und wesentlichen Stakeholder – wie dem Organisationsbereich und Personalrat –  für uns essenziell, um den Projekterfolg zu sichern.

Auf Grundlage unseres umfangreichen Fragensets und der inhaltlichen Vorabstimmung stellen wir zunächst einen Rohentwurf bereit. Dieser wird im nächsten Schritt – entlang des Erkenntnisinteresses und  organisationalen Besonderheiten – konkretisiert. Neben den klassischen Fragen zur Mitarbeiterzufriedenheit bilden insbesondere Themenfelder wie die Schnittstellenzusammenarbeit , Führung und Personalentwicklung die Möglichkeit, wertvolle Erkenntnisse über die Funktions- und Leistungsfähigkeit der Verwaltung zu gewinnen.

Mit der frühzeitigen Abstimmung und Einbeziehung aller Beteiligten gewährleisten wir Transparenz und setzen einen beteiligungsorientierten Rahmen für das Befragungsprojekt. In diesem Zuge beziehen wir auch den Personalrat umfassend ein, da dieser bei Mitarbeiterbefragungen grundsätzlich mitbestimmungsberechtigt ist.

Phase 2: Teilnahme & Befragungsphase

Für uns ist die Anonymität der Befragung von höchster Relevanz. Zur Sicherstellung dieses Prinzips wenden wir das  „Doppel-Blind-Verfahren“ an. Nachdem der Fragebogen inhaltlich abgestimmt und vom Personalrat freigegeben wurde, erstellen wir für jede:n Mitarbeiter:in einen einmalig verwendbaren Teilnahmecode. Dieser wird randomisiert, ohne Bezug zu persönlichen Kontaktdaten, generiert. Hintergrund ist die Vermeidung von Verzerrungen in den Daten infolge von Mehrfachteilnahmen.

Die generierten Codes übermitteln wir anschließend an die organisationsseitige Projektleitung, welche diese intern an die Mitarbeitenden verteilt. Denkbar ist auch, dass diese Aufgabe durch den Personalrat wahrgenommen wird. Somit können wir nicht nachvollziehen, welche Mitarbeiter:in welchen Code erhalten hat. Rückschlüsse auf einzelne Personen sind dadurch unmöglich. Zudem informieren wir die Führungskräfte, Mitarbeitenden und Stakeholder umfassend über das Vorhaben, die Zielsetzung und Vorgehensweise im Vorfeld der Befragungsphase (u.a. über Informationsblätter und FAQs).

Phase 3: Auswertungsphase

In der Auswertungsphase zeigt sich die hohe Bedeutung der inhaltlichen Feinabstimmung des Fragebogens. Diese hat den Grundstein für die zielgerichtete Datenauswertung gelegt.

Wir sehen einen großen Mehrwert darin, von organisationsweiten Erkenntnissen zu bereichsspezifischen Einblicken überzugehen. Somit stellen wir nicht nur einen Gesamtüberblick zu Stärken und Schwachstellen bereit, sondern berücksichtigen auch die Spezifika einzelner Organisationseinheiten. Mittels statistischer Berechnungen ermitteln wir darüber hinaus Faktoren, die sich besonders stark auf die Arbeitszufriedenheit und Arbeitgeberbindung auswirken.

Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung fließen in einen umfassenden Abschlussbericht zusammen. Der Abschlussbericht enthält neben einer ganzheitliche Übersicht zu allen Themenfeldern auch zusammenfassende Darstellungen von Erkenntnissen, die wir als besonders bedeutsam einstufen und erste Empfehlungen hinsichtlich Weiterentwicklungs- und Optimierungspotenzialen.

Phase 4: Ergebnispräsentation & Ausblick

Das Ergebnis der Mitarbeiterbefragung sollte nicht in einer Schublade verschwinden, sondern aktiv zur Verbesserung der Strukturen und Zusammenarbeit genutzt werden. Hier kommt der Präsentation, Ergebnisbereitstellung sowie Ableitung von Entwicklungsschritten eine hohe Bedeutung zu.

Die Ergebnisse sprechen wir zunächst in einer Projektsteuerungsgruppe durch und präsentieren diese anschließend vor allen Mitarbeitenden. Ziel ist es, ein gemeinsam geteiltes Bewusstsein zu Stärken, Schwächen und Optimierungspotenzialen zu erreichen. Im nächsten Schritt gilt es ausreichend Raum zu schaffen, um die gewonnenen Erkenntnisse mit den Mitarbeitenden zu erörtern und gemeinsam Entwicklungsmaßnahmen und Lösungen abzuleiten. Als „Best Practice“ hat sich in unseren Beratungsprojekten das Format des Auswertungsworkshops herausgestellt. Im Auswertungsworkshop wird die weitere Organisationsentwicklung einvernehmlich angestoßen. Es erfolgt ein wechselseitiger Austausch zu bestehenden Herausforderungen und erforderlichen Maßnahmen.

Mitarbeiterbefragungen bietet sich ebenfalls ideal als fortlaufendes Controlling-Instrument an, um die Wirksamkeit von organisatorischen Maßnahmen zu evaluieren. Wird die Mitarbeiterbefragung bspw. zu einem späteren Zeitpunkt wiederholt, sollte sich im Regelfall eine deutlich positive Entwicklung in den Daten abzeichnen.