Organisationsuntersuchung

Organisationsuntersuchung für Städte, Kreise & Gemeinde

Ihr Ziel 

Sie möchten ihre Organisation und die Verwaltungsabläufe effektiv und effizient aufstellen, Digitalisierungspotenziale heben und einen sachgerechten Personaleinsatz planen.

Unsere Lösung →

Ganzheitliche Organisationsuntersuchung.

Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot für ein individuelles Konzept zur strategische Personalplanung/-entwicklung.
Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.

Ziele und Vorgehen

Im Rahmen einer Organisationsuntersuchung analysieren wir systematisch eine Organisation bzw. einen Organisationsbereich. Auf der Basis der Analyse erstellen wir ein Optimierungskonzept mit Vorschlägen zu den Bereichen Aufgaben, Strukturen, Prozesse und Personal. Dabei berücksichtigen wir neben den Ziele der Organisationsuntersuchung selbst auch solche, die sich aus der Gesamtstrategie der Verwaltung bzw. den Fachstrategien des jeweiligen Untersuchungsbereichs ergeben. Die Organisationsuntersuchung kann sich aus unterschiedlichen Bausteinen zusammensetzen. Dies hängt insbesondere davon ab, welches das konkrete Untersuchungsziel ist. Dabei kann es sich um ein konkretes, isoliertes Problem in einem Arbeitsbereich handeln oder womöglich um eine grundlegende Betrachtung eines gesamten Bereichs hinsichtlich der Effektivität und Effizienz von Strukturen und Prozessen sowie des optimalen Personaleinsatzes. Die Auftragsklärung dient der Planung des Untersuchungsdesigns im Hinblick auf das sinnvolle Vorgehen und die richtige Auswahl der Methoden bzw. Instrumente. Bei der Planung des Vorgehens, der Ziele und des Untersuchungsverlaufs stimmen wir uns fortlaufend eng mit dem Auftraggeber ab und binden die Organisatoren der Verwaltung in unser Vorgehen ein. Bei Organisationsuntersuchungen richtigen wir unser Vorgehen entlang des Handbuches für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung des Bundesmisteriums des Innern aus.

Phasen der
Organisationsuntersuchung

Die Organisationsuntersuchung lässt sich in drei Phasen im engeren Sinn unterteilen.
Die Phase der Umsetzung der Untersuchungsergebnisse schließt sich an die eigentliche Untersuchung an,
ist hier jedoch der Vollständigkeit halber aufgeführt.

1. Auftragsklärungs- und Planungsphase

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 Im Rahmen der Auftragsklärung werden die Probemstellung analysiert, die Ziele der Untersuchung geklärt, der Erhebungsumfang definiert und ein Vorgehensplan mit den möglichen Methoden abgestimmt. Auf dieser Basis findet die Feinplanung des Projekts statt.

2. Untersuchungsphase

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Die Untersuchungsphase glieder sich in vier Unterphasen.

1. Zunächst werden im Rahmen der Erhebungsphase mittels verschiedener Formate alle für die Untersuchung relevanten Erkenntisse erhoben.

2. Diese Informationen und Daten werden in einem weiteren Schritt analysiert.

3. Die aus der Analysephase abgeleiteten Handlungsfelder und Optimierungspotenziale werden im Rahmen der Konzeptphase in eine Soll-Konzeption überführt. Das Soll-Konzept wird mit konkreten Umsetzungsmaßnahmen operationalisiert.

4. Im Rahmen der Bemessungsphase wird der Personalbedarf für eine sachgerechte Aufgabenerledigung quantifiziert. Hierzu bemessen wir zunächst den Ist-Bedarf und beschreiben dann die Auswirkungen der Optimierungsmaßnahmen über den Soll-Bedarf.

3. Ergebnisgutachten

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Auf Basis des Soll-Konzepts fertigen wir das Ergebnisgutachten. Selbstverständlich berücksichtigen wir übergeordnete Organisationsziele und koppeln unsere Erkentnissse mit der/dem Auftraggeber*in zuurück. Das Gutachten dient Ihnen als Entscheidungsgrundlage für die Plagung der weiteren Umsetzungsschritte. Sofern möglich zeigen wir Ihnen unterschiedliche Alternativen mit ihren jeweiligen Auswirkungen auf und unterstützen so Ihren Entscheidungsprozess. Erkenntnisse aus unseren Aktivitäten im Bereich wissenschaftlicher Forschung fließen in die Empfehlungen ein und stellen für Sie einen zusätzlichen Nutzen dar.

4. Optional: Umsetzungsphase

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Die Phase der Umsetzung der Untersuchungsergebnisse gehört nicht mehr zur Organisationsuntersuchung. Diese endet mit dem Ergebnisgutachten. Selbstverständlich können wir Sie auch in der Umsetzungsphase unerstützen. Als Experten für die Begleitung komplexer Organisationsentwicklungsprojekte bringen wir die notwendige Expertise hierzu mit. Mit Instrumenten des Change Managements begleiten wir die Umsetzung mit einem Kommunikationskonzept und akzeptanz- fördernden Maßnahmen, für einen nachhaltigen Erfolg.

Methoden der
Organisationsuntersuchung

Erhebungsmethoden

  • Dokumentenanalyse
  • Teil-strukturierte, qualitative Interviews
  • Voll-Befragung aller Mitarbeiter*innen (online)
  • Selbstaufschreibung
  • Laufzettelverfahren
  • Multimomentaufnahme
  • Zeitaufnahme
  • Analytisches Schätzen
  • Expertenworkshops

Dokumentationsmethoden

  • Aufgabengliederung
  • Funktionsanalyse
  • Entscheidungsmatrix
  • Prozessbeschreibung
  • Arbeitsplatzbeschreibung

Analysemethoden

  • ABC-Analyse
  • Ursachen-Wirkungs-Diagramm
  • Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse
  • Stärken-/Schwächenanalyse (SWOT)

Der Ablauf

v

1

Auftragsklärung

l

2

Untersuchungs-Design

w

3

Erhebungsphase

4

Analysephase

d

5

Bemessungs-Phase

6

Soll-Konzept

R

7

Ergebnisphase

Haben Sie Fragen zu Organisationsuntersuchungen?

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Michael Ahr, Geschäftsführer

Unser Qualitätsversprechen

18 Jahre Beratungserfahrung
Seit über 18 Jahren begleiten wir Kommunen und Einrichtungen der öffentlichen Hand bei Strategie- und Organisations- entwicklungsprojekten.
Verwaltungsexperten
Alle unsere Berater und Trainer haben Erfahrung aus Projekten mit der öffentlichen Verwaltung und sprechen Ihre Sprache.
Mehr als 100 Beratungsprojekte
In 18 Jahren haben wir über 100 Projekten in der öffentlichen Verwaltung durchgeführt.
Garantierte Qualität
Durch ein nach DIN EN ISO 9001  zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem und unsere Mitgliedschaft in Berufsverbänden für Berater und Coaches verpflichten wir uns zur Einhaltung der geltenden Qualitätsstandards in allen unseren Projekten.

Unsere Beratungsfelder

Stellenbemessung

Sie möchten den Personalbedarf in Ihrer Verwaltung bemessen?

Mittels analytischer Erhebungsmethoden und Berechnungsverfahren ermitteln wir Ihren Personalbedarf. Dabei berücksichtigen wir Optimierungspotenziale im Bereich der Organisation und Aufgabenwahrnehmung sowie deren Auswirkungen auf den Personalbedarf.

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Strategische Personalplanung

Sie möchten Ihren Personalbedarf langfristig und strategisch planen?

Mittels Anforderungs-, Fluktuations-, Alterstruktur- und Fehlzeitenanalysen unterstützen wir Sie beim Aufbau eines anforderungsorientierten Personalbedarfs- und  Personalentwicklungskonzepts. Wir analysieren, welche Kompetenzen Sie zukünftig auf den Stellen benötigen und zu welchem Zeitpunkt Personalentscheidungen notwendig werden.

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Organisationsberatung

 

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