Positive Nachrichten für Unternehmen: Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Buchungsbelege. Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) sieht eine Fristverkürzung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre vor. Dieses Gesetz wurde am 26. September 2024 vom Bundestag verabschiedet und ist mit dem Jahreswechsel in Kraft getreten.
Diese Änderung bedeutet, dass Unternehmen zukünftig weniger Zeit und Platz für die Archivierung von aufbewahrunspflichtigen Unterlagen wie Rechnungen, Kontoauszügen, Lieferscheinen sowie Lohn- und Gehaltslisten benötigen. Doch wie wirkt sich diese Fristverkürzung konkret auf die tägliche Dokumentenverwaltung aus und was gilt noch?
Aufbewahrungsfristen 2025 für Geschäftsunterlagen: Dokumente vernichten oder aufbewahren?
Die Frage „Vernichten oder aufbewahren?“ liegt so oft nahe, wenn man Dokumente wie Angebote, Bestellungen oder Buchungsbelege eines erfolgreich abgeschlossenen Projekts in der Hand hält. Doch Vorsicht: Es ist nicht gerade ratsam, vorschnell zu handeln und diese Geschäftsunterlagen einfach per Wurf oder Klick in den Papierkorb zu bugsieren. Warum? Nun, wahrscheinlich kennst du dann noch nicht die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und neuen Aufbewahrungsfristen 2025, die für Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.
Entscheidungsfindung erleichtert: In diesem Artikel werden die 7 Top-Fragen und Neuerungen zum Thema geklärt. Du erfährst, welche Vorgaben für dein Unternehmen relevant sind, welche Dokumente du mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems aufbewahren musst und ab wann du geschäftliche Dokumente in den Papierkorb verbannen darfst.
1. Was sind Aufbewahrungsfristen für Dokumente und warum müssen sie beachtet werden?
Was? Definitionsgemäß sind Aufbewahrungsfristen für Dokumente die vorgeschriebenen Zeitspannen, innerhalb derer aufbewahrungspflichtige Dokumente im Geschäftsleben ordnungsgemäß archiviert werden müssen.
Warum? Diese gemäß Aufbewahrungsfrist archivierten Geschäftsunterlagen dienen als Nachweise für abgeschlossene Geschäftsvorgänge, falls diese erneut an Bedeutung gewinnen sollten. Auf diese Weise wird vermieden, dass es zu einer sogenannten „Beweisnot“ kommt.
Klassisches Beispiel: Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt.
Wenn das Finanzamt eine Prüfung durchführt oder Fragen zu vergangenen Geschäftstransaktionen aufwirft, sind die Aufbewahrungsfristen für Dokumente gar nicht so „lästig“, wie man meint. Damit alles glattläuft, ist eine sorgfältige Dokumentation von Aufzeichnungen und Belegen als Nachweis der Rechtmäßigkeit von Einnahmen und Ausgaben unerlässlich. Auch in rechtlichen Angelegenheiten können archivierte Dokumente als entscheidende Beweismittel dienen. Sei es bei Garantiefällen oder Versicherungsansprüchen – ohne entsprechende Dokumentation drohen rechtliche und finanzielle Konsequenzen.
2. Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es 2025 und wer muss sie beachten?
Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen 2025 für Unternehmen sind in der Abgabenordnung (AO), im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Sie sind somit Bestandteil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Dementsprechend ist jeder, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, sich an die Aufbewahrungsfristen zu halten.
Daneben gibt es branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Krankenhäusern, Qualitätssicherung, Umweltschutz, Telekommunikation, Energieerzeugung, Bauwesen usw. In diesem Blogartikel konzentrieren wir uns jedoch auf die generellen Aufbewahrungspflichten für kaufmännische Buchführung.
3. Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?
Die steuerrelevanten Dokumente, zu deren Aufbewahrung jeder Steuerpflichtige verpflichtet ist, sind gemäß § 147 AO festgelegt. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung, Lageberichte, Eröffnungsbilanz (mit zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen)
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
