Geschäftsprozessoptimierung in der öffentlichen Verwaltung

Aufgabe der Geschäftsprozessoptimierung

Im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung erheben, modellieren und optimieren wir die wesentlichen Leistungserstellungsprozesse nach dem Standard BPMN 2.0. Hierzu nutzen wir mit der PICTURE Prozessplattform ein modernes, digitales Tool, welches bereits in über 640 Kommunen erfolgreich eingesetzt wird. Dabei greifen wir auf unsere über 18-jährige Erfahrung in der Erhebung und Optimierung von Verwaltungsprozessen auf kommunaler, Landes- und Bundesebene zurück. So verfügen wir über eine umfangreiche Prozessdatenbank aus nahezu allen Aufgabenfeldern der öffentlichen Verwaltung und sind in der Lage Best-Practice-Beispiele und Benchmarks mit in die Beratung einzubringen.

Vorgehen bei der Geschäftsprozessoptimierung

In einem ersten Schritt identifizieren wir alle relevanten Leistungserstellungsprozesse der Verwaltungsbereiche. Dabei greifen wir auf unseren umfangreichen Prozesskatalog zurück. Im Rahmen eines Abstimmungsgesprächs mit unseren Kund:innen legen wir die erfolgskritischen Prozesse fest. Über digitale Workshops erheben wir mit Expert:innen aus den Verwaltungsbereichen die Prozesse. Hierzu erstellen wir zunächst auf Basis des Modellierungsstandards BPMN 2.0 ein Flussdiagramm mit allen Prozessschritten. Ergänzend wird eine Prozessbeschreibung mit allen relevanten Begleitinformationen erstellt. In einem nächsten Schritt werden die Prozesse optimiert. Hierzu werden Blind-, Fehl- und Doppelleistungen identifiziert und neutralisiert. Damit schaffen wir ein einheitliches Prozessverständnis bei allen Mitarbeiter:innen und optimale Voraussetzungen für die Digitalisierung Ihrer Verwaltungsprozesse.

Nutzen der Geschäftsprozessoptimierung

Über die Erhebung, Standardisierung und Optimierung der wesentlichen Verwaltungsprozesse schaffen wir ein einheitliches Verständnis für die Bearbeitung der Verwaltungsleistungen bei allen Mitarbeiter:innen. Die dokumentierten Prozesse stellen eine hervorragende Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen im Rahmen des On-Boardings dar. Die Optimierung der Prozesse führt zu schnellen und effektiven Verwaltungsprozessen. Damit entlasten Sie nicht nur Ihre Mitarbeiter:innen, sondern schaffen auch eine höhere Zufriedenheit bei Bürgerinnen und Bürgern. Mit der Geschäftsprozessmodellierung schaffen Sie eine entscheidende Grundlage für die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse.