Digitaler Arbeitsvertrag: So kannst du einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben

von Hyeseon Jeong | Apr. 18, 2025 | Prozessmanagement

Moment, wir können einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben?! Egal, ob die Reform des Nachweisgesetzes oder das Bürokratieentlastungsgesetz – der digitale Arbeitsvertrag ist auch dank dieser neuen Initiativen das Trendthema im Personalwesen. Organisationen steht endlich ein Weg offen, die Personaladministration zu vereinfachen und gleichzeitig dem Fachkräftemangel mit schnelleren Recruitingprozessen entgegenzuwirken. In unserem aktuellen Blogartikel beleuchten wir, wie die gesetzlichen Neuerungen den Weg für die digitale Unterzeichnung von Arbeitsverträgen ebnen und welche Vorteile sich daraus für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben. Zudem zeigen wir konkret auf, wie Organisationen mithilfe der digitalen Unterschrift schon heute aktiv durchstarten können.

Was ist ein digitaler Arbeitsvertrag?

Der Arbeitsvertrag stellt das Fundament des Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber dar und regelt die beiderseitigen Rechte und Pflichten. Diese vertragliche Vereinbarung ist von essenzieller Bedeutung, da sie die Rahmenbedingungen der Beschäftigung festlegt.

In Deutschland basiert der Arbeitsvertrag rechtlich auf dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere den §§ 611 ff. BGB. Diese Gesetze definieren das Arbeitsverhältnis als Dienstverhältnis, in dem sich eine Partei (der Arbeitnehmer) zur Leistung der versprochenen Dienste und die andere Partei (der Arbeitgeber) zur Gewährung der vereinbarten Vergütung verpflichtet. Weiterhin werden durch das Arbeitsrecht, welches durch eine Vielzahl spezifischer Gesetze, Verordnungen und Tarifverträge geprägt ist, zusätzliche Regelungen und Schutzmechanismen für Arbeitnehmer bereitgestellt. Ein Arbeitsvertrag sollte stets die wesentlichen Aspekte der Beschäftigung klar und präzise definieren. Zu diesen gehören die Art der Tätigkeit, der Arbeitsort, Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaubsansprüche sowie Kündigungsmodalitäten. Diese Informationen dienen nicht nur der Klarheit und Vermeidung von Missverständnissen, sondern ermöglichen auch eine gerechte und effiziente Gestaltung der Arbeitsbeziehung.

In der Praxis wird die Bedeutung eines gut formulierten Arbeitsvertrags oft unterschätzt. Er ist jedoch ein zentrales Instrument zur Vorbeugung von Konflikten und zur Sicherung der Interessen beider Vertragsparteien. Angesichts dessen ist es ratsam, vor der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags eine gründliche Prüfung vorzunehmen und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen. Dies gewährleistet, dass der Vertrag den individuellen Bedürfnissen entspricht und im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen steht.

Warum sollte ich einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben?

Das digitale Unterschreiben eines Arbeitsvertrags repräsentiert eine signifikante Entwicklung in der Evolution der Arbeitswelt, welche durch Digitalisierung und Effizienzsteigerung gekennzeichnet ist. Dieses Vorgehen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer gleichermaßen attraktiv sind. Die Entscheidung, einen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben, reflektiert nicht nur den Zeitgeist der digitalen Transformation, sondern setzt auch ein starkes Zeichen für eine zukunftsorientierte Unternehmenskultur. Eine Win-win-Situation für alle.

• Arbeitgebermarke stärken: Begegne deinen bestehenden und zukünftigen Mitarbeitenden mit einer modernen Unternehmenskultur dank digitaler Prozesse und verbessere so deine Außendarstellung.

• Recruiting beschleunigen: In Zeiten des Fachkräftemangels ist Geschwindigkeit das A und O. Indem wir einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben, können wir die Time to Hire um bis zu 50% senken. So besetzen sie offene Vakanzen schneller und binden Bewerber:innen frühzeitig an Ihre Organisation.

• Kosten für Personalprozesse senken: Spare dir die Kosten für Papier-, Druck- und Versand und werde unabhängiger von Drittanbietern wie z.B. der Post und deren Portoerhöhungen.

• Remote Work ermöglichen: Unterschreibe Arbeitsverträge und weitere Dokumente, egal wann und wo. Mit der digitalen Unterschrift vollendest du den Digital Workplace, indem du unnötige Medienbrüche vermeidest.

Darf ich einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben?

Um es vorwegzunehmen: Ja, du kannst problemlos einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben. Denn für einen Arbeitsvertrag nach §§ 611 ff. BGB ist keine spezielle Form per Gesetz vorgeschrieben. Daher kann ein Arbeitsvertrag mündlich, schriftlich, konkludent – oder auch digital mit der elektronischen Signatur Software geschlossen werden.

Wie steht es um den Arbeitsvertrag und das Nachweisgesetz?

Separat vom Abschluss eines Arbeitsvertrags muss der Nachweis eines Arbeitsvertrags betrachtet werden. Das Nachweisgesetz (NachwG) in Deutschland hat eine wesentliche Bedeutung für Arbeitsverhältnisse, insbesondere aus der Sicht der Arbeitgeber. Das Gesetz verlangt von Arbeitgebern, bestimmte wesentliche Bedingungen des Arbeitsverhältnisses transparent niederzulegen und sie dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Der Nachweis muss abhängig von der Angabe spätestens zu Beginn des Arbeitsverhältnisses (z.B. Gehalt, Arbeitszeit und Pausen), 7 Tage nach dem Beginn des Arbeitsverhältnisses (z.B. Dauer der Probezeit) oder einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen (§ 2 I NachwG).“

Durch die Reform des Nachweisgesetzes als Teil des Bürokratieentlastungsgesetzes IV der Bundesregierung reicht für den Nachweis von Arbeitsverhältnissen zukünftig die gesetzliche Textform (§ 126b BGB) aus, die in Form der elektronischen Signatur umgesetzt werden kann. Durch die Reform wird daher nicht nur der Abschluss, sondern auch der Nachweis des Arbeitsvertrags digital ermöglicht. Ein großer Schritt nach vorn und eine Chance, die sich Personaler:innen nicht entgehen lassen sollten.

Elektronische Rechnung Pflicht seit dem 01.01.2025: Alle Infos & Timeline

von Hyeseon Jeong | Apr. 18, 2025 | Prozessmanagement

Seit wann ist die elektronische Rechnung Pflicht? Die Antwort: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland auf elektronische Rechnungen umsteigen – keine Ausnahmen mehr! Doch was bedeutet das konkret für dein Unternehmen und wie läuft die Umsetzung? In diesem Artikel bekommst du alles, was du zur E-Rechnungspflicht, ihren Hintergründen und der schrittweisen Einführung wissen musst.

E-Invoicing wird seit 2025 sukzessive zur Pflicht

Angestoßen wird das Ganze durch einen initial im Dezember 2022 von der Europäischen Kommission veröffentlichten Richtlinienentwurf im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Ein zentrales Ziel dieser Initiative ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Hierzu ist unter anderem die Einführung der verpflichtenden Nutzung von E-Rechnungen für innergemeinschaftliche Umsätze sowie digitaler transaktionsbasierter Meldesysteme zur Vereinfachung des Austausches umsatzsteuerrechtlich relevanter Daten zwischen EU-Mitgliedstaaten vorgesehen.

Vor diesem Hintergrund wurde in Deutschland die schrittweise Implementierung eines verpflichtenden E-Rechnungssystems ab dem 1. Januar 2025 beschlossen. Im weiteren Verlauf des Artikels werden die genaue Timeline sowie Übergangsregelungen detailliert betrachtet. Für die Einführung eines transaktionsbasierten Meldesystems gibt es, Stand jetzt, für Deutschland noch keinen konkreten Zeitplan.

Vorteile der E-Rechnungspflicht für Unternehmen

Die Einführung der Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die sowohl die Effizienz steigern als auch Kosten senken und Fehler vermeiden. Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Vorteile kurz und prägnant zusammen:

1. Effizienzsteigerung: Die elektronische Rechnungsstellung automatisiert die Rechnungsverarbeitung, reduziert den manuellen Aufwand und verbessert die Arbeitsabläufe.
2. Kosteneinsparungen: Durch die elektronische Rechnungspflicht entfallen Druck-, Versand- und Archivierungskosten, was zu erheblichen Einsparungen führt.
3. Fehlerreduktion: Elektronische Rechnungen vermeiden Übertragungsfehler, die bei manueller Eingabe oft auftreten können, und sorgen so für genauere Abrechnungen.
4. Schnellere Zahlungsabwicklung: E-Invoicing ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen, was die Liquidität verbessert und die Zahlungszyklen verkürzt.

Aufbewahrungsfristen für Unternehmen – das gilt 2025!

von Hyeseon Jeong | Apr. 18, 2025 | Prozessmanagement

Positive Nachrichten für Unternehmen: Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Buchungsbelege. Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) sieht eine Fristverkürzung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre vor. Dieses Gesetz wurde am 26. September 2024 vom Bundestag verabschiedet und ist mit dem Jahreswechsel in Kraft getreten.

Diese Änderung bedeutet, dass Unternehmen zukünftig weniger Zeit und Platz für die Archivierung von aufbewahrunspflichtigen Unterlagen wie Rechnungen, Kontoauszügen, Lieferscheinen sowie Lohn- und Gehaltslisten benötigen. Doch wie wirkt sich diese Fristverkürzung konkret auf die tägliche Dokumentenverwaltung aus und was gilt noch?

Aufbewahrungsfristen 2025 für Geschäftsunterlagen: Dokumente vernichten oder aufbewahren?

Die Frage „Vernichten oder aufbewahren?“ liegt so oft nahe, wenn man Dokumente wie Angebote, Bestellungen oder Buchungsbelege eines erfolgreich abgeschlossenen Projekts in der Hand hält. Doch Vorsicht: Es ist nicht gerade ratsam, vorschnell zu handeln und diese Geschäftsunterlagen einfach per Wurf oder Klick in den Papierkorb zu bugsieren. Warum? Nun, wahrscheinlich kennst du dann noch nicht die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und neuen Aufbewahrungsfristen 2025, die für Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.

Entscheidungsfindung erleichtert: In diesem Artikel werden die 7 Top-Fragen und Neuerungen zum Thema geklärt. Du erfährst, welche Vorgaben für dein Unternehmen relevant sind, welche Dokumente du mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems aufbewahren musst und ab wann du geschäftliche Dokumente in den Papierkorb verbannen darfst.

1. Was sind Aufbewahrungsfristen für Dokumente und warum müssen sie beachtet werden?

Was? Definitionsgemäß sind Aufbewahrungsfristen für Dokumente die vorgeschriebenen Zeitspannen, innerhalb derer aufbewahrungspflichtige Dokumente im Geschäftsleben ordnungsgemäß archiviert werden müssen.

Warum? Diese gemäß Aufbewahrungsfrist archivierten Geschäftsunterlagen dienen als Nachweise für abgeschlossene Geschäftsvorgänge, falls diese erneut an Bedeutung gewinnen sollten. Auf diese Weise wird vermieden, dass es zu einer sogenannten „Beweisnot“ kommt.

Klassisches Beispiel: Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt.

Wenn das Finanzamt eine Prüfung durchführt oder Fragen zu vergangenen Geschäftstransaktionen aufwirft, sind die Aufbewahrungsfristen für Dokumente gar nicht so „lästig“, wie man meint. Damit alles glattläuft, ist eine sorgfältige Dokumentation von Aufzeichnungen und Belegen als Nachweis der Rechtmäßigkeit von Einnahmen und Ausgaben unerlässlich. Auch in rechtlichen Angelegenheiten können archivierte Dokumente als entscheidende Beweismittel dienen. Sei es bei Garantiefällen oder Versicherungsansprüchen – ohne entsprechende Dokumentation drohen rechtliche und finanzielle Konsequenzen.

2. Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es 2025 und wer muss sie beachten?

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen 2025 für Unternehmen sind in der Abgabenordnung (AO), im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Sie sind somit Bestandteil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Dementsprechend ist jeder, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, sich an die Aufbewahrungsfristen zu halten.

Daneben gibt es branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Krankenhäusern, Qualitätssicherung, Umweltschutz, Telekommunikation, Energieerzeugung, Bauwesen usw. In diesem Blogartikel konzentrieren wir uns jedoch auf die generellen Aufbewahrungspflichten für kaufmännische Buchführung.

3. Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Die steuerrelevanten Dokumente, zu deren Aufbewahrung jeder Steuerpflichtige verpflichtet ist, sind gemäß § 147 AO festgelegt. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung, Lageberichte, Eröffnungsbilanz (mit zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen)
• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.