Moment, wir können einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben?! Egal, ob die Reform des Nachweisgesetzes oder das Bürokratieentlastungsgesetz – der digitale Arbeitsvertrag ist auch dank dieser neuen Initiativen das Trendthema im Personalwesen. Organisationen steht endlich ein Weg offen, die Personaladministration zu vereinfachen und gleichzeitig dem Fachkräftemangel mit schnelleren Recruitingprozessen entgegenzuwirken. In unserem aktuellen Blogartikel beleuchten wir, wie die gesetzlichen Neuerungen den Weg für die digitale Unterzeichnung von Arbeitsverträgen ebnen und welche Vorteile sich daraus für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben. Zudem zeigen wir konkret auf, wie Organisationen mithilfe der digitalen Unterschrift schon heute aktiv durchstarten können.
Was ist ein digitaler Arbeitsvertrag?
Der Arbeitsvertrag stellt das Fundament des Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber dar und regelt die beiderseitigen Rechte und Pflichten. Diese vertragliche Vereinbarung ist von essenzieller Bedeutung, da sie die Rahmenbedingungen der Beschäftigung festlegt.
In Deutschland basiert der Arbeitsvertrag rechtlich auf dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere den §§ 611 ff. BGB. Diese Gesetze definieren das Arbeitsverhältnis als Dienstverhältnis, in dem sich eine Partei (der Arbeitnehmer) zur Leistung der versprochenen Dienste und die andere Partei (der Arbeitgeber) zur Gewährung der vereinbarten Vergütung verpflichtet. Weiterhin werden durch das Arbeitsrecht, welches durch eine Vielzahl spezifischer Gesetze, Verordnungen und Tarifverträge geprägt ist, zusätzliche Regelungen und Schutzmechanismen für Arbeitnehmer bereitgestellt. Ein Arbeitsvertrag sollte stets die wesentlichen Aspekte der Beschäftigung klar und präzise definieren. Zu diesen gehören die Art der Tätigkeit, der Arbeitsort, Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Arbeitszeit, Vergütung, Urlaubsansprüche sowie Kündigungsmodalitäten. Diese Informationen dienen nicht nur der Klarheit und Vermeidung von Missverständnissen, sondern ermöglichen auch eine gerechte und effiziente Gestaltung der Arbeitsbeziehung.
In der Praxis wird die Bedeutung eines gut formulierten Arbeitsvertrags oft unterschätzt. Er ist jedoch ein zentrales Instrument zur Vorbeugung von Konflikten und zur Sicherung der Interessen beider Vertragsparteien. Angesichts dessen ist es ratsam, vor der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags eine gründliche Prüfung vorzunehmen und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen. Dies gewährleistet, dass der Vertrag den individuellen Bedürfnissen entspricht und im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen steht.
Warum sollte ich einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben?
Das digitale Unterschreiben eines Arbeitsvertrags repräsentiert eine signifikante Entwicklung in der Evolution der Arbeitswelt, welche durch Digitalisierung und Effizienzsteigerung gekennzeichnet ist. Dieses Vorgehen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer gleichermaßen attraktiv sind. Die Entscheidung, einen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben, reflektiert nicht nur den Zeitgeist der digitalen Transformation, sondern setzt auch ein starkes Zeichen für eine zukunftsorientierte Unternehmenskultur. Eine Win-win-Situation für alle.
- Arbeitgebermarke stärken: Begegne deinen bestehenden und zukünftigen Mitarbeitenden mit einer modernen Unternehmenskultur dank digitaler Prozesse und verbessere so deine Außendarstellung.
- Recruiting beschleunigen: In Zeiten des Fachkräftemangels ist Geschwindigkeit das A und O. Indem wir einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben, können wir die Time to Hire um bis zu 50% senken. So besetzen sie offene Vakanzen schneller und binden Bewerber:innen frühzeitig an Ihre Organisation.
- Kosten für Personalprozesse senken: Spare dir die Kosten für Papier-, Druck- und Versand und werde unabhängiger von Drittanbietern wie z.B. der Post und deren Portoerhöhungen.
- Remote Work ermöglichen: Unterschreibe Arbeitsverträge und weitere Dokumente, egal wann und wo. Mit der digitalen Unterschrift vollendest du den Digital Workplace, indem du unnötige Medienbrüche vermeidest.
Darf ich einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben?
Um es vorwegzunehmen: Ja, du kannst problemlos einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben. Denn für einen Arbeitsvertrag nach §§ 611 ff. BGB ist keine spezielle Form per Gesetz vorgeschrieben. Daher kann ein Arbeitsvertrag mündlich, schriftlich, konkludent – oder auch digital mit der elektronischen Signatur Software geschlossen werden.
Wie steht es um den Arbeitsvertrag und das Nachweisgesetz?
Separat vom Abschluss eines Arbeitsvertrags muss der Nachweis eines Arbeitsvertrags betrachtet werden. Das Nachweisgesetz (NachwG) in Deutschland hat eine wesentliche Bedeutung für Arbeitsverhältnisse, insbesondere aus der Sicht der Arbeitgeber. Das Gesetz verlangt von Arbeitgebern, bestimmte wesentliche Bedingungen des Arbeitsverhältnisses transparent niederzulegen und sie dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Der Nachweis muss abhängig von der Angabe spätestens zu Beginn des Arbeitsverhältnisses (z.B. Gehalt, Arbeitszeit und Pausen), 7 Tage nach dem Beginn des Arbeitsverhältnisses (z.B. Dauer der Probezeit) oder einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen (§ 2 I NachwG).“
Durch die Reform des Nachweisgesetzes als Teil des Bürokratieentlastungsgesetzes IV der Bundesregierung reicht für den Nachweis von Arbeitsverhältnissen zukünftig die gesetzliche Textform (§ 126b BGB) aus, die in Form der elektronischen Signatur umgesetzt werden kann. Durch die Reform wird daher nicht nur der Abschluss, sondern auch der Nachweis des Arbeitsvertrags digital ermöglicht. Ein großer Schritt nach vorn und eine Chance, die sich Personaler:innen nicht entgehen lassen sollten.
