Seit wann ist die elektronische Rechnung Pflicht? Die Antwort: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland auf elektronische Rechnungen umsteigen – keine Ausnahmen mehr! Doch was bedeutet das konkret für dein Unternehmen und wie läuft die Umsetzung? In diesem Artikel bekommst du alles, was du zur E-Rechnungspflicht, ihren Hintergründen und der schrittweisen Einführung wissen musst.
E-Invoicing wird seit 2025 sukzessive zur Pflicht
Angestoßen wird das Ganze durch einen initial im Dezember 2022 von der Europäischen Kommission veröffentlichten Richtlinienentwurf im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Ein zentrales Ziel dieser Initiative ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Hierzu ist unter anderem die Einführung der verpflichtenden Nutzung von E-Rechnungen für innergemeinschaftliche Umsätze sowie digitaler transaktionsbasierter Meldesysteme zur Vereinfachung des Austausches umsatzsteuerrechtlich relevanter Daten zwischen EU-Mitgliedstaaten vorgesehen.
Vor diesem Hintergrund wurde in Deutschland die schrittweise Implementierung eines verpflichtenden E-Rechnungssystems ab dem 1. Januar 2025 beschlossen. Im weiteren Verlauf des Artikels werden die genaue Timeline sowie Übergangsregelungen detailliert betrachtet. Für die Einführung eines transaktionsbasierten Meldesystems gibt es, Stand jetzt, für Deutschland noch keinen konkreten Zeitplan.
Vorteile der E-Rechnungspflicht für Unternehmen
Die Einführung der Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die sowohl die Effizienz steigern als auch Kosten senken und Fehler vermeiden. Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Vorteile kurz und prägnant zusammen:
- Effizienzsteigerung: Die elektronische Rechnungsstellung automatisiert die Rechnungsverarbeitung, reduziert den manuellen Aufwand und verbessert die Arbeitsabläufe.
- Kosteneinsparungen: Durch die elektronische Rechnungspflicht entfallen Druck-, Versand- und Archivierungskosten, was zu erheblichen Einsparungen führt.
- Fehlerreduktion: Elektronische Rechnungen vermeiden Übertragungsfehler, die bei manueller Eingabe oft auftreten können, und sorgen so für genauere Abrechnungen.
- Schnellere Zahlungsabwicklung: E-Invoicing ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen, was die Liquidität verbessert und die Zahlungszyklen verkürzt.
Elektronische Rechnungen werden Pflicht: Herausforderungen
Unternehmen stehen vor verschiedenen Herausforderungen bei der Umsetzung der gesetzlichen Pflicht, elektronische Rechnungen versenden und empfangen können zu müssen. Die Pflicht erfordert teils technologische Anpassungen, Schulungen und eine enge Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, während Datenschutz und IT-Sicherheit nicht vernachlässigt werden dürfen. Konkret bestehen die Herausforderungen in diesen Punkten:
Technische Implementierung von Rechnungssoftware
Unternehmen müssen ihre bestehende Rechnungssoftware ggf. an die neuen gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung anpassen. Diese Umstellung kann technologische und finanzielle Hürden mit sich bringen, insbesondere bei der Integration neuer Schnittstellen für den elektronischen Rechnungsversand und der elektronischen Belegarchivierung.
Pflicht zur Digitalisierung erfordert Schulung von Mitarbeiter:innen
Die Einführung der elektronischen Rechnungen verlangt, dass Buchhaltungsteams und weitere Mitarbeiter:innen umfassend auf die neuen Prozesse vorbereitet werden. Dies umfasst die Schulung im Umgang mit ggf. neu eingesetzter Software, dem elektronischen Versand von Rechnungen und der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben, um Fehler zu vermeiden und die Vorschriften korrekt umzusetzen.
