Aufgabe der Personalbedarfsermittlung

Die Funktion der Stellenbemessung im Rahmen einer Personalbedarfsermittlung ist es, für die definierten Aufgaben eines Verwaltungsbereiches den notwendigen Stellenbedarf zu überprüfen bzw. festzulegen. Hierbei kommt es neben einer zeitgerechten Aufgabenerledigung auch auf eine angemessene Auslastung der Mitarbeitenden an. Daraus ergibt sich der Personalbedarf im untersuchten Verwaltungsbereich.

Vorgehen bei der Personalbedarfsermittlung

Vor einer Stellenbemessung sollte immer eine Prozessoptimierung stattfinden. Ansonsten laufen Sie Gefahr, zu viel Personal einzusetzen, indem Prozesse nicht optimal ablaufen, keine einheitlichen Standards definiert wurden und so die Gefahr von Doppelarbeiten bzw. einer unwirtschaftlichen Vorgehensweise besteht. Schlechte Prozesse benötigen mehr Personal, da organisatorische Mängel und andere Schwachstellen festgeschrieben bzw. weitergeführt werden. Die Prozessoptimierung führt also langfristig zum wirtschaftlichen Personaleinsatz. Stellenbemessungen finden häufig innerhalb von Organiationsuntersuchungen statt.

Methoden der Personal– bedarfsermittlung

Grundsätzlich kann in qualitative und quantitative Methoden zur Ermittlung des Personalbedarfs unterschieden werden. Es lassen sich im wesentlichen drei Verfahren differenzieren: Das analytische Berechnungsverfahren, das analytische Schätzverfahren und die Arbeitsplatzmethode. Das analytische Berechnungsverfahren lässt sich mittels der Methoden Selbstaufschreibung, Multi-Momentaufnahme, Laufzettelverfahren und Zeitaufnahme durchführen. Beim analytischen Schätzverfahren nutzen wir die Erfahrungswerte der Stelleninhaberin, des Stelleninhabers. Auf Basis der Schätzwerte der Mitarbeitenden werden Prognosedaten ermittelt. Dies geschieht entlang unterschiedlicher Szenarien. Das analytische Schätzverfahren ist in der Regel die wirtschaftlichere Methode zur Stellenbemessung und belastet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in geringerem Maße. Bei der Arbeitsplatzmethode wird der Personalbedarf gesetzt. Es wird davon ausgegangen, dass die Stelle in jedem Fall erforderlich ist. Es handelt sich um eine nur im Ausnahmefall anzuwendende Methode.