BAdW

Die Bayerische Akademie der Wissenschaften beauftragte die GfV mit einer Organisationsuntersuchung zur Weiterentwicklung der Zusammenarbeit zwischen der Zentralverwaltung und dem Walther-Meißner-Institut für Tiefentemperaturforschung. Vor dem Hintergrund wachsender Drittmittelförderungen, zunehmender Berichtspflichten und bestehender Herausforderungen an der Schnittstelle zwischen Zentral- und Institutsverwaltung sollten Kernprozesse in drei Aufgabenbereichen analysiert, Optimierungspotenziale identifiziert und die Kommunikations- und Kooperationsstrukturen gestärkt werden. Die Untersuchung identifizierte konkrete Weiterentwicklungsansätze in allen drei Aufgabenbereichen. Im Personalmanagement empfiehlt die GfV die Vereinheitlichung des Daten- und Dokumentenmanagements durch ein hausweites Fachverfahren sowie den Aufbau eines zentralen Fortbildungsmanagements, um Bedarfe institutsübergreifend zu ermitteln und Synergien bei der Planung zu nutzen. Ergänzend bietet der gesamte Personallebenszyklus, von der zielgruppenorientierten Personalgewinnung über strategische Personalentwicklung bis zur Einführung systematischer Exitgespräche, konkrete Ansatzpunkte zur Stärkung der Mitarbeitendenbindung. In der Drittmittelbewirtschaftung und Beschaffung empfiehlt die GfV die Klärung der grundlegenden Rollenverteilung zwischen Zentral- und Institutsverwaltung als Grundlage für ein verbindliches Wissensmanagement zu vergaberechtlichen Standards. Im Bereich Haushaltsplanung und Rechnungslegung entwickelte die GfV ein Maßnahmenpaket zur Reduzierung von Medienbrüchen und zur Stärkung der haushaltsrechtlichen Handlungssicherheit aller Beteiligten, das kurzfristig umsetzbare Digitalisierungsschritte mit strukturellen Weiterentwicklungen der Prozesse verbindet. Übergreifend empfiehlt die GfV die Entwicklung eines gemeinsamen Serviceverständnisses zwischen Zentral- und Institutsverwaltung als Grundlage für eine verlässliche Zusammenarbeit. Als Zielbild steht eine BAdW, deren Verwaltungsprozesse effizient, medienbruchfrei und auf Basis klar geregelter Rollen zwischen Zentrale und Institut funktionieren.