von Till Morgenstern | Aug. 7, 2026
Das Landesamt für Denkmalpflege Hessen (LfDH) beauftragte die GfV mit einer Strukturanalyse der Präsidialabteilung, umfassend vier Referatsbereiche. Vor dem Hintergrund struktureller Defizite in den vier Referatsbereichen sollten bürokratische Hürden abgebaut, Arbeitsabläufe vereinfacht und die Handlungs- und Leistungsfähigkeit der Abteilung nachhaltig gestärkt werden. Die Analyse identifizierte drei übergreifende Handlungsfelder. Im Bereich Führungsstrukturen und Organisationsklarheit zeigte sich, dass die Wahrnehmung von Präsidium und Abteilungsleitung in Personalunion operative Steuerungsaufgaben strukturell verhindert, während die Referatsleitung durch die Kumulation von Leitungs- und Sachbearbeitungsaufgaben überlastet war. Die GfV empfiehlt daher die konsequente Fokussierung der Referatsleitung auf Steuerungsaufgaben. Im Bereich Haushalt und Controlling entsprach das bestehende Monatsreporting nicht den tatsächlichen Steuerungsbedarfen der Fachabteilungen, was zu vermeidbarem Mehraufwand und externen Beanstandungen durch den Hessischen Rechnungshof führte. Im Mittelpunkt steht hier die Weiterentwicklung des Berichtswesens hin zu einem tatsächlichen Steuerungsinstrument für die Fachabteilungen. Im Bereich Zuwendungen bestand eine Diskrepanz zwischen formaler Verortung und gelebter Steuerung, die durch eine sachgerechte organisatorische Neuordnung aufgelöst werden konnte. Als strukturelle Schlüsselmaßnahme empfiehlt die GfV die Auflösung der Personalunion von Präsidium und Abteilungsleitung und die Schaffung einer eigenständigen Zentralabteilung mit zwei Referaten: Recht und Förderung sowie Verwaltung. Ergänzend wurde die Trennung von Haushalt und Controlling als fachliche Notwendigkeit empfohlen, um eine unabhängige Kontrollfunktion entsprechend anerkannter Standards sicherzustellen. Als Zielbild steht eine Präsidialabteilung mit klaren Führungsstrukturen, trennscharf definierten Zuständigkeiten und einer serviceorientierten Steuerung, die den internen und externen Anforderungen des LfDH gerecht wird.
von Evanthia Lilli | Aug. 7, 2026
Die IHK Braunschweig beauftragte die GfV mit dem Aufbau eines organisationsweiten Prozessmanagements sowie der fachlichen Begleitung der Prozessmodellierung. Vor dem Hintergrund fehlender einheitlicher Prozessdokumentation sollten Abläufe systematisch erfasst, Wissen strukturell verankert und die Grundlage für ein dauerhaftes Fachcontrolling und Digitalisierungsvorhaben geschaffen werden.
Die GfV begleitete die IHK in vier aufeinander aufbauenden Schritten. In einem vorbereitenden Workshop mit den Teamleitungen wurden Rollen und Zuständigkeiten im Prozessmanagement erarbeitet sowie die Verantwortung der Geschäftsbereichsleitungen als Prozesseigentümer:innen und der Teamleitungen für die operative Qualitätssicherung verbindlich festgelegt. Anschließend setzte die GfV die Prozessplattform PICTURE auf, entwickelte ein Konzept für die Struktur, Zugriffsrechte und legte gemeinsam mit der IHK den Qualitätssicherungsprozess inklusive Modellierungsregeln fest, aus denen verscheidene Checklisten und Handouts für die Mitarbeitenden entstanden. Zwei aufeinander aufbauende Schulungen befähigten Teamleitungen und ausgewählte Mitarbeitende zur eigenständigen Prozessmodellierung. Während der IHK-internen Testphase stand die GfV für Rückfragen zur Verfügung und sicherte Prozesse auf Anfrage ab. Mehrere Qualitätszirkel mit Teamleitungen und Mitarbeitenden begleiteten die Modellierungsphase und sicherten einheitliche Standards.
Als Ergebnis steht eine IHK mit geschulten Führungskräften und Modellierenden, einer betriebsbereiten Prozessplattform und einem abgestimmten Rollenkonzept als Grundlage für die eigenständige Weiterentwicklung des Prozessmanagements.
von Till Morgenstern | Aug. 7, 2026
Der Kreis Bergstraße beauftragte die GfV mit der Durchführung einer Usability-Analyse des Webauftritts der Kreisverwaltung. Vor dem Hintergrund von Bürgerbeschwerden über schwere Erreichbarkeit und mangelnde Übersichtlichkeit sowie einer dezentral gewachsenen Website-Struktur ohne einheitliche redaktionelle Vorgaben sollten konkrete Verbesserungsansätze identifiziert und eine Grundlage für eine nutzerfreundlichere digitale Kontaktaufnahme geschaffen werden.
Die Analyse ergab vier Kernthemen: Menübezeichnungen und Seitentitel orientieren sich häufig an internen Verwaltungsbegriffen statt an der Nutzerperspektive, was die Auffindbarkeit von Leistungen erschwert. Die Navigationstiefe ist uneinheitlich und teilweise sehr hoch. Kontaktmöglichkeiten fehlen auf einzelnen Seiten oder folgen keiner einheitlichen Logik, persönliche und generische E-Mail-Adressen werden nebeneinander verwendet. Der Umgang mit Kontaktdaten berührt dabei auch den Schutz der Mitarbeitenden. Die GfV strukturierte die Maßnahmen in einem fünfstufigen Vorgehen: von strategischer Grundlagenarbeit über kurzfristig umsetzbare Quick-Wins und konzeptioneller Weiterentwicklung der Website-Struktur bis zur Einführung bereichsbezogener Funktionspostfächer und der organisatorischen Verankerung einer zentralen Koordinationsstelle. Ein Benchmark mit dem Rhein-Neckar-Kreis und dem Kreis Groß-Gerau lieferte ergänzende Impulse, insbesondere zur Digitalisierung von Antragsverfahren.
Als Zielbild steht ein einheitlich strukturierter, bürgerfreundlicher Webauftritt mit verständlicher Sprache, klaren Zuständigkeiten und nachhaltiger redaktioneller Steuerung, der ohne vollständige Neuaufsetzung schrittweise und effizient verbessert werden kann. Die nächsten Umsetzungsschritte sind definiert und priorisiert.
von Till Morgenstern | Aug. 7, 2026
Die Bayerische Akademie der Wissenschaften beauftragte die GfV mit einer Organisationsuntersuchung zur Weiterentwicklung der Zusammenarbeit zwischen der Zentralverwaltung und dem Walther-Meißner-Institut für Tiefentemperaturforschung. Vor dem Hintergrund wachsender Drittmittelförderungen, zunehmender Berichtspflichten und bestehender Herausforderungen an der Schnittstelle zwischen Zentral- und Institutsverwaltung sollten Kernprozesse in drei Aufgabenbereichen analysiert, Optimierungspotenziale identifiziert und die Kommunikations- und Kooperationsstrukturen gestärkt werden. Die Untersuchung identifizierte konkrete Weiterentwicklungsansätze in allen drei Aufgabenbereichen. Im Personalmanagement empfiehlt die GfV die Vereinheitlichung des Daten- und Dokumentenmanagements durch ein hausweites Fachverfahren sowie den Aufbau eines zentralen Fortbildungsmanagements, um Bedarfe institutsübergreifend zu ermitteln und Synergien bei der Planung zu nutzen. Ergänzend bietet der gesamte Personallebenszyklus, von der zielgruppenorientierten Personalgewinnung über strategische Personalentwicklung bis zur Einführung systematischer Exitgespräche, konkrete Ansatzpunkte zur Stärkung der Mitarbeitendenbindung. In der Drittmittelbewirtschaftung und Beschaffung empfiehlt die GfV die Klärung der grundlegenden Rollenverteilung zwischen Zentral- und Institutsverwaltung als Grundlage für ein verbindliches Wissensmanagement zu vergaberechtlichen Standards. Im Bereich Haushaltsplanung und Rechnungslegung entwickelte die GfV ein Maßnahmenpaket zur Reduzierung von Medienbrüchen und zur Stärkung der haushaltsrechtlichen Handlungssicherheit aller Beteiligten, das kurzfristig umsetzbare Digitalisierungsschritte mit strukturellen Weiterentwicklungen der Prozesse verbindet. Übergreifend empfiehlt die GfV die Entwicklung eines gemeinsamen Serviceverständnisses zwischen Zentral- und Institutsverwaltung als Grundlage für eine verlässliche Zusammenarbeit. Als Zielbild steht eine BAdW, deren Verwaltungsprozesse effizient, medienbruchfrei und auf Basis klar geregelter Rollen zwischen Zentrale und Institut funktionieren.
von Till Morgenstern | Aug. 7, 2026
Die IHK Braunschweig beauftragte die GfV mit einer Organisationsentwicklung im Geschäftsbereich Beruf und Bildung, Team Prüfungs- und Seminarmanagement. Vor dem Hintergrund gewachsener Prozessstrukturen, uneinheitlicher Arbeitsweisen und fehlender Prozessstandards sollten Kernprozesse systematisch aufgenommen, optimiert und in einheitlichen und verbindlichen Standards dokumentiert werden. Die GfV begleitete den Entwicklungsprozess in vier Phasen. In der Erhebungsphase führte die GfV Arbeitsplatzhospitationen in den Aufgabenbereichen durch, um sich gezielt in die Fachverfahren und Abläufe einzuarbeiten und die Kernprozesse im Ist-Zustand zu modellieren. Die Analyse identifizierte konkrete Optimierungspotenziale: Doppelungen in der Prozessstruktur, uneinheitliche Modellierungstiefen sowie fehlende Hilfsmittel wie Checklisten und Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben, unter anderem in der Prüfungsvorbereitung, Prüferakquise und Notenkonferenz. In der Entwicklungsphase entwickelte die GfV optimierte Soll-Prozesse und definierte einheitliche Prozessstandards, die in Workshops mit der Teamleitung abgestimmt wurden. Ergänzend erstellte die GfV FAQs, How-tos und weitere Dokumentationen als dauerhafte Arbeitsgrundlagen. In abschließenden Trainingseinheiten wurden die weiterentwickelten Prozesse und Standards den Mitarbeitenden präsentiert und verankert. Als Zielbild steht ein Prüfungs- und Seminarmanagement, das auf Basis einheitlicher, dokumentierter Prozesse effizient arbeitet und Wissen strukturiert für alle Mitarbeitenden zugänglich macht.
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