Offboarding ist mehr als reine Administration
Wenn Mitarbeitende eine Verwaltung verlassen, stehen zunächst meist die organisatorischen Fragen im Vordergrund: Arbeitsmittel zurückgeben, Zugänge sperren, Resturlaub klären, Arbeitszeugnis erstellen. Diese Schritte sind notwendig. Für die Organisation ist aber eine andere Frage mindestens genauso wichtig: Welches Wissen geht mit der Person verloren – und wie lässt sich dieses Wissen rechtzeitig sichern?
Gerade in Verwaltungen sind Aufgaben und Abläufe häufig über viele Jahre gewachsen. Erfahrungswissen, informelle Abstimmungswege, Besonderheiten einzelner Fälle oder Kenntnisse über sensible Schnittstellen sind nicht immer vollständig dokumentiert. Ein professionelles Offboarding sollte Wissenssicherung daher ausdrücklich mitdenken. Das gilt umso mehr, weil es häufig keinen längeren gemeinsamen Übergangszeitraum zwischen ausscheidender Person und Nachfolge gibt.
Nicht jeder Austritt birgt dasselbe Wissensrisiko
Wissenssicherung sollte allerdings nicht immer nach einem einheitlichen Schema erfolgen. Eine standardisierte Sachbearbeitungsstelle mit gut dokumentierten Prozessen und mehreren Kolleginnen und Kollegen im gleichen Aufgabenprofil stellt andere Anforderungen als eine langjährig besetzte Fach- oder Stabsstelle mit Spezialwissen und zahlreichen individuellen Schnittstellen.
Deshalb sollte am Anfang nicht die Frage stehen: Welche Übergabedokumentation muss erstellt werden? Sondern: Welches Wissen ist tatsächlich gefährdet? Dafür ist zunächst zu prüfen, welche Aufgaben die ausscheidende Person wahrnimmt, welches Wissen bereits dokumentiert ist, welches Wissen im Team mehrfach vorhanden ist und welches Wissen ausschließlich bei dieser Person liegt. Hinzu kommt die Frage, wie stark die Aufgaben von Erfahrungswissen geprägt sind.
Gerade implizites Wissen ist kritisch. Erfahrene Mitarbeitende wenden Routinen, Entscheidungslogiken oder besondere Vorgehensweisen häufig selbstverständlich an. Viele dieser Schritte sind ihnen selbst so vertraut, dass sie bei einer einfachen Beschreibung ihrer Tätigkeit gar nicht erwähnt werden. Das macht die Sicherung dieses Wissens anspruchsvoller als die bloße Dokumentation eines Standardprozesses.
Darüber hinaus ist ebenfalls zu hinterfragen, welches Erfahrungswissen tatsächlich festgeschrieben werden soll. Nicht immer entsprechen eingespielte Arbeitsweisen den Vorstellungen der Führungskräfte bzgl. Effizienz und Qualität bei der Aufgabenwahrnehmung. So bietet der Austritt einer erfahrenen Person auch immer die Möglichkeit, eingespielte Abläufe zu hinterfragen.
Erst das Wissen identifizieren, dann das Format wählen
Aus diesem Grund sollte das Format der Wissenssicherung nicht pauschal vorgegeben werden. Bei standardisierten Abläufen können vorhandene Prozessbeschreibungen, Checklisten oder Arbeitsanweisungen ausreichen. Bei komplexeren Fachaufgaben können strukturierte Wissensinterviews sinnvoll sein. Bei Tätigkeiten mit vielen internen und externen Schnittstellen kann eine Übersicht über relevante Ansprechpartner, Zuständigkeiten und Abstimmungswege wichtiger sein als eine ausführliche Prozessbeschreibung.
Auch kurze Videoaufzeichnungen können in bestimmten Fällen hilfreich sein, etwa wenn Anwendungen, technische Abläufe oder komplexere Arbeitsschritte anschaulicher gezeigt als beschrieben werden können. Sie sollten jedoch kein Selbstzweck sein. Entscheidend ist, dass gesichertes Wissen auffindbar, verständlich und für andere tatsächlich nutzbar bleibt.
Wissen über Aufgaben hinaus sichern
Eine gute Wissensübergabe sollte sich außerdem nicht ausschließlich auf fachliche Inhalte konzentrieren. Gerade bei langjährig besetzten Stellen gehört häufig auch relevantes Netzwerk- und Schnittstellenwissen dazu. Wer sind zentrale Ansprechpartner? Bei welchen Themen braucht es frühzeitige Abstimmung? Welche Schnittstellen verursachen regelmäßig Probleme? Welche externen Kontakte sind für die Aufgabenerfüllung entscheidend?
Hinzu kommt Erfahrungswissen über Ausnahmen und Risiken: Welche Fehler treten regelmäßig auf? Welche Sachverhalte sind besonders sensibel? Welche Termine oder Abhängigkeiten dürfen auf keinen Fall übersehen werden? Je größer die Bedeutung einer Person für solche informellen Wissensbestände ist, desto früher sollte die Wissenssicherung beginnen.
Wissen sollte nicht nur die Person wechseln
Ein weiterer wichtiger Punkt: Ziel der Wissenssicherung darf nicht automatisch sein, sämtliches Wissen von einer Person auf genau eine Nachfolgerin oder einen Nachfolger zu übertragen. Wo erfolgskritisches Wissen ausschließlich bei einer Person liegt, besteht bereits ein organisatorisches Risiko. Wird dieses Wissen bei der Nachbesetzung wieder vollständig auf eine einzelne Person konzentriert, bleibt das Grundproblem bestehen.
Sinnvoller kann es sein, kritisches Wissen auf mehrere Personen zu verteilen, zentrale Informationen strukturiert abzulegen und wiederkehrende Abläufe stärker zu standardisieren. So bleibt Wissen nicht erneut an einer einzelnen Person gebunden, sondern wird breiter in der Organisation verankert und damit auch bei künftigen Personalwechseln besser abgesichert.
Fazit: Wissenssicherung risikoorientiert gestalten
Professionelle Wissenssicherung beim Offboarding bedeutet nicht, bei jedem Austritt dieselbe Checkliste abzuarbeiten oder möglichst umfangreiche Übergabedokumente zu produzieren. Entscheidend ist vielmehr, welches Wissen tatsächlich gefährdet ist. Aufgabenprofil, Erfahrung, vorhandene Dokumentation, Redundanz im Team und die Bedeutung einer Funktion bestimmen, wie intensiv eine Wissenssicherung sein muss.
Wer diese Prüfung frühzeitig vornimmt und anschließend das passende Format auswählt, reduziert Wissensverluste und macht Personalwechsel deutlich besser beherrschbar. Die GfV unterstützt Verwaltungen dabei, ihr Wissensmanagement und ihre Offboarding-Prozesse so zu strukturieren, dass kritisches Wissen frühzeitig erkannt, zielgerichtet gesichert und dauerhaft in der Organisation nutzbar gemacht wird.
Wissenssicherung gehört zum Offboarding
Beim Austritt von Mitarbeitenden stehen häufig organisatorische Fragen im Mittelpunkt: Geräte zurückgeben, Zugänge sperren, Resturlaub klären, Arbeitszeugnis erstellen. Für die langfristige Handlungsfähigkeit einer Verwaltung ist jedoch eine andere Frage mindestens ebenso wichtig: Welches Wissen droht mit der Person verloren zu gehen?
Gerade langjährig Beschäftigte verfügen häufig über Erfahrungswissen, das nicht vollständig dokumentiert ist. Dazu gehören besondere Routinen, Kenntnisse über Schnittstellen, typische Sonderfälle oder informelle Abstimmungswege. Verlässt eine solche Person die Organisation, kann daher eine systematische Wissenssicherung notwendig werden.
Nicht jeder Austritt braucht dieselbe Übergabe
Wissenssicherung sollte sich am tatsächlichen Risiko orientieren. Eine standardisierte Sachbearbeitungsstelle mit mehreren Beschäftigten im gleichen Aufgabenprofil und gut dokumentierten Abläufen stellt andere Anforderungen als eine langjährig besetzte Spezial- oder Stabsfunktion.
Deshalb sollte zunächst geklärt werden: Welche Aufgaben sind betroffen? Welches Wissen ist bereits dokumentiert? Welches Wissen ist im Team mehrfach vorhanden? Wo existiert einmaliges oder stark erfahrungsgebundenes Wissen? Erst danach sollte das passende Format gewählt werden.
Das richtige Format hängt vom Wissen ab
Je nach Aufgabe können Checklisten und Prozessbeschreibungen ausreichen. Bei komplexem Erfahrungswissen können strukturierte Interviews, Tandemformate oder Fallbesprechungen geeigneter sein. Auch kurze Videoanleitungen können sinnvoll sein, wenn Abläufe visuell leichter vermittelt werden können.
Wichtig ist, dass Wissen nicht nur gesichert, sondern auch auffindbar und für andere nutzbar bleibt. Besonders kritisches Wissen sollte zudem möglichst auf mehrere Personen verteilt werden, statt nach einem Personalwechsel erneut bei einer einzelnen Person konzentriert zu sein.
Professionelles Offboarding bedeutet deshalb nicht, bei jedem Austritt dieselbe Übergabe durchzuführen. Es bedeutet, das Wissensrisiko frühzeitig zu erkennen und genau die Inhalte zu sichern, die für die weitere Aufgabenerfüllung tatsächlich relevant sind.
