Geschäftsbereich Beruf und Bildung / IHK Braunschweig

Die IHK Braunschweig beauftragte die GfV mit einer Organisationsentwicklung im Geschäftsbereich Beruf und Bildung, Team Prüfungs- und Seminarmanagement. Vor dem Hintergrund gewachsener Prozessstrukturen, uneinheitlicher Arbeitsweisen und fehlender Prozessstandards sollten Kernprozesse systematisch aufgenommen, optimiert und in einheitlichen und verbindlichen Standards dokumentiert werden. Die GfV begleitete den Entwicklungsprozess in vier Phasen. In der Erhebungsphase führte die GfV Arbeitsplatzhospitationen in den Aufgabenbereichen durch, um sich gezielt in die Fachverfahren und Abläufe einzuarbeiten und die Kernprozesse im Ist-Zustand zu modellieren. Die Analyse identifizierte konkrete Optimierungspotenziale: Doppelungen in der Prozessstruktur, uneinheitliche Modellierungstiefen sowie fehlende Hilfsmittel wie Checklisten und Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben, unter anderem in der Prüfungsvorbereitung, Prüferakquise und Notenkonferenz. In der Entwicklungsphase entwickelte die GfV optimierte Soll-Prozesse und definierte einheitliche Prozessstandards, die in Workshops mit der Teamleitung abgestimmt wurden. Ergänzend erstellte die GfV FAQs, How-tos und weitere Dokumentationen als dauerhafte Arbeitsgrundlagen. In abschließenden Trainingseinheiten wurden die weiterentwickelten Prozesse und Standards den Mitarbeitenden präsentiert und verankert. Als Zielbild steht ein Prüfungs- und Seminarmanagement, das auf Basis einheitlicher, dokumentierter Prozesse effizient arbeitet und Wissen strukturiert für alle Mitarbeitenden zugänglich macht.