RPA – niedrigschwellige Automatisierungspotenziale in der öffentlichen Verwaltung nutzen

RPA – niedrigschwellige Automatisierungspotenziale in der öffentlichen Verwaltung nutzen

Während in einer Kommunalverwaltung die Mitarbeitenden noch manuell 100.000 Dokumente in elektronische Akten einsortieren – zwei Minuten pro Vorgang – erledigt eine andere Behörde dieselbe Aufgabe vollautomatisiert in Sekunden. Der Unterschied: Robotic Process Automation, kurz RPA. Was nach komplexer IT-Transformation klingt, entpuppt sich bei näherer Betrachtung als überraschend zugänglicher Weg zur Automatisierung wiederkehrender Verwaltungsprozesse. 

Was Verwaltungen wirklich bewegt 

Der Druck auf die öffentliche Verwaltung wächst von mehreren Seiten gleichzeitig. Demografischer Wandel und Fachkräftemangel treffen auf steigende Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an schnelle, digitale Verwaltungsleistungen. Gleichzeitig binden repetitive Aufgaben – von der Antragsbearbeitung bis zur Datenübertragung zwischen Systemen – wertvolle Arbeitszeit, die für beratungsintensive oder komplexe Fälle fehlt. 

Hier setzt RPA an: Software-Roboter übernehmen regelbasierte, sich wiederholende Tätigkeiten und befreien qualifizierte Fachkräfte für anspruchsvollere Aufgaben. Das Besondere daran: RPA arbeitet auf der Benutzeroberfläche bestehender Systeme und benötigt keine aufwendigen IT-Anpassungen oder Schnittstellen-Programmierungen. 

Vier zentrale Nutzen-Dimensionen für Verwaltungen 

Sofortige Entlastung ohne Systemeingriffe 

RPA-Lösungen docken an bestehende Fachverfahren an, ohne deren Struktur zu verändern. Ein Software-Roboter kann Daten aus einem Excel-Dokument auslesen, diese in ein Fachverfahren eingeben, Plausibilitätsprüfungen durchführen und das Ergebnis per E-Mail weiterleiten – alles ohne eine einzige Zeile Code in den bestehenden Systemen zu ändern. 

Durchgängige Verfügbarkeit und Skalierbarkeit 

Während menschliche Bearbeitung an Arbeitszeiten gebunden ist, können Software-Roboter rund um die Uhr arbeiten. Besonders bei Massenprozessen – etwa der Bearbeitung von Wohngeld-Anträgen oder der Übertragung von Meldedaten – zeigt sich dieser Vorteil deutlich. Steigen die Fallzahlen, können zusätzliche virtuelle Mitarbeitende ohne Rekrutierungsaufwand „eingestellt“ werden. 

Qualitätssteigerung durch Fehlerreduktion 

Repetitive manuelle Tätigkeiten sind fehleranfällig. Software-Roboter hingegen arbeiten nach exakt definierten Regeln und machen keine Übertragungsfehler oder Flüchtigkeitsfehler. Jeder Prozessschritt wird dokumentiert, was sowohl die Nachvollziehbarkeit verbessert als auch bei Compliance-Anforderungen hilft. 

Modulare Effizienz durch Wiederverwendbarkeit 

Einmal entwickelte Automatisierungsbausteine lassen sich oft behördenübergreifend nutzen. Die automatisierte Melderegisterabfrage, die Ablage von Dokumenten in elektronische Akten oder die Generierung standardisierter Berichte – solche Module können kostengünstig für verschiedene Fachbereiche adaptiert werden. 

Niedrigschwellige Einstiegsmöglichkeiten erkennen 

Der Erfolg von RPA-Initiativen hängt wesentlich von der richtigen Prozessauswahl ab. Besonders geeignet sind Tätigkeiten, die vier Kriterien erfüllen: 

Regelbasiert und strukturiert: Der Prozess folgt klaren Wenn-dann-Regeln ohne komplexe Ermessensentscheidungen. Beispiel: Vollständigkeitsprüfung von Anträgen anhand einer Checkliste. 

Hohes Volumen: Je häufiger ein Prozess durchgeführt wird, desto schneller amortisiert sich die Automatisierung. Bereits 30 gleichartige Vorgänge pro Monat können ausreichen. 

Digitale Datenquellen: Die benötigten Informationen liegen bereits elektronisch vor – in E-Mails, PDF-Formularen, Excel-Tabellen oder Datenbanken. 

Geringe Komplexität: Einfache Datentransfers, Statusupdates oder Standardschreiben eignen sich besser als hochkomplexe Einzelfallentscheidungen. 

Bewährte Anwendungsfelder in der Praxis 

Antragsbearbeitung optimieren 

Software-Roboter können eingehende Anträge automatisch identifizieren, relevante Daten extrahieren und in Fachverfahren übertragen. Bei unvollständigen Unterlagen generieren sie standardisierte Nachforderungsschreiben. Vollständige Anträge werden direkt an die zuständigen Sachbearbeitenden weitergeleitet – inklusive einer automatischen Empfangsbestätigung an die Antragstellenden. 

Datenübertragung zwischen Systemen 

Viele Verwaltungen arbeiten mit historisch gewachsenen IT-Landschaften, in denen Daten manuell zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden müssen. RPA kann hier als „digitale Brücke“ fungieren: Adressänderungen aus dem Melderegister werden automatisch in andere Fachverfahren übernommen, Personaldaten zwischen HR-System und Gehaltsabrechnung synchronisiert oder Rechnungsdaten vom Dokumentenmanagementsystem ins Finanzwesen übertragen. 

Berichtswesen und Controlling 

Regelmäßige Berichte erfordern oft das Sammeln von Daten aus verschiedenen Quellen, deren Aufbereitung und Formatierung. Software-Roboter können monatliche Statistiken vollautomatisiert erstellen: Fallzahlen aus dem Fachverfahren abrufen, mit historischen Daten vergleichen, Grafiken generieren und den fertigen Bericht per E-Mail versenden. 

Bürgerkommunikation standardisieren 

Standardanfragen zu Öffnungszeiten, Zuständigkeiten oder Verfahrensständen lassen sich automatisiert beantworten. Der Roboter erkennt die Anfrageart, ruft die relevanten Informationen ab und versendet eine personalisierte Antwort – oft binnen Minuten statt Tagen. 

Erfolgsfaktoren für den gelungenen Einstieg 

Prozessverständnis als Fundament 

Ohne klare Prozessdokumentation funktioniert keine Automatisierung. Bevor der erste Software-Roboter programmiert wird, müssen die Arbeitsabläufe exakt definiert und optimiert sein. Oft zeigen sich bereits bei der Prozessanalyse Verbesserungspotenziale, die unabhängig von der Automatisierung wertvoll sind. 

Mitarbeitende als Partner gewinnen 

RPA funktioniert nur mit der Unterstützung der betroffenen Teams. Entscheidend ist eine offene Kommunikation über Ziele und Vorteile der Automatisierung. Mitarbeitende sollten als Prozessexperten in die Entwicklung einbezogen werden – sie kennen die Ausnahmen und Besonderheiten, die bei der Automatisierung berücksichtigt werden müssen. 

Klein anfangen, systematisch ausbauen 

Erfolgreiche RPA-Programme beginnen mit einfachen, überschaubaren Prozessen. Nach ersten Erfolgen entstehen oft weitere Automatisierungsideen aus den Fachbereichen selbst. Ein systematischer Ausbau mit wiederverwendbaren Bausteinen multipliziert den Nutzen über die gesamte Verwaltung. 

Governance und Qualitätssicherung 

Auch automatisierte Prozesse benötigen Überwachung und Steuerung. Klare Verantwortlichkeiten für Entwicklung, Betrieb und Weiterentwicklung der Software-Roboter sind ebenso wichtig wie regelmäßige Erfolgsmessungen und Anpassungen bei veränderten Anforderungen. 

Die Digitalisierung der Verwaltung pragmatisch vorantreiben 

RPA ist kein Allheilmittel, aber ein pragmatischer Baustein auf dem Weg zur digitalen Verwaltung. Die Technologie ermöglicht es, ohne große IT-Projekte und lange Umsetzungszeiten spürbare Verbesserungen zu erzielen. Verwaltungen können so praktische Digitalisierungserfahrungen sammeln, während sie gleichzeitig ihre Leistungsfähigkeit steigern. 

Der Schlüssel liegt darin, RPA nicht als isolierte IT-Lösung zu betrachten, sondern als Element einer systematischen Organisationsentwicklung. Nur wenn Prozessoptimierung, Technologie-Einsatz und Change-Management zusammenwirken, entstehen nachhaltige Verbesserungen, die sowohl den Mitarbeitenden als auch den Bürgerinnen und Bürgern zugutekommen. 

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