Die Aufsicht kommt häufiger: 5%-Besichtigungsquote und die prüffeste Gefährdungsbeurteilung

Ein Schreiben der Arbeitsschutzbehörde kündigt eine Besichtigung an und bittet um die Unterlagen zur Gefährdungsbeurteilung. Dann beginnt häufig die Suche: Die Befragungsergebnisse liegen bei der Personalabteilung, die Maßnahmenliste beim Gesundheitsmanagement, ein Nachweis zur Wirksamkeit existiert womöglich nicht. In Organisationsuntersuchungen begegnet der GfV regelmäßig, dass eine Gefährdungsbeurteilung zwar durchgeführt wurde, ihr Weg vom Befund bis zur Wirkung aber nirgends zusammenhängend nachvollziehbar ist. Seit dem Kalenderjahr 2026 gibt das Arbeitsschutzgesetz den Landesbehörden eine Mindestquote für Betriebsbesichtigungen vor. Dieser Beitrag beschreibt, was das rechtlich bedeutet, was bei einer Besichtigung geprüft wird und woran sich eine prüffeste Gefährdungsbeurteilung erkennen lässt. 

Was seit 2026 gilt

Maßgeblich ist § 21 Absatz 1a des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG), eingeführt durch das Arbeitsschutzkontrollgesetz. Danach haben die zuständigen Landesbehörden sicherzustellen, dass im Laufe eines Kalenderjahres eine Mindestanzahl an Betrieben besichtigt wird. Beginnend mit dem Kalenderjahr 2026 sind das „mindestens 5 Prozent der im Land vorhandenen Betriebe“, so die Mindestbesichtigungsquote. Von ihr kann durch Landesrecht nicht abgewichen werden. Maßgeblich für die Zahl der Betriebe im Land ist die amtliche Statistik der Bundesagentur für Arbeit des Vorjahres. Erreicht eine Landesbehörde die Quote nicht, muss sie die Zahl der besichtigten Betriebe schrittweise so weit erhöhen, dass sie erreicht wird.

Die Quote bezieht sich auf alle im Land vorhandenen Betriebe, nicht auf einzelne Branchen. Bei der Auswahl der Betriebe berücksichtigen die Behörden nach § 21 Absatz 1 Art und Umfang des betrieblichen Gefährdungspotenzials. Aus der Quote allein lässt sich deshalb nicht ableiten, wann eine bestimmte Dienststelle an der Reihe ist.

Wie weit die Praxis von fünf Prozent entfernt war

Einen Anhaltspunkt liefert der Zwischenbericht des Bundesarbeitsministeriums vom 31. Dezember 2023. Er nennt für das Jahr 2022 Besichtigungen mit Systembewertung in 0,84 Prozent der Betriebe. So geben es die Fragesteller einer Kleinen Anfrage der Fraktion Die Linke vom Dezember 2025 wieder (Bundestagsdrucksache 21/3273); der Zwischenbericht selbst lag nicht vor. Die Zielquote von 5 Prozent liegt rechnerisch rund sechsmal so hoch.

Die Antwort der Bundesregierung vom 30. Dezember 2025 (Drucksache 21/3538) nennt keine Zahlen für die Jahre 2021 bis 2025 und verweist auf den Bericht zur Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Sie hält fest, dass die Länder zugesichert haben, „alle Anstrengungen zu unternehmen“, um die Quote 2026 zu erreichen. Eine Evaluation ist für 2027 vorgesehen. Ob die Länder die Quote im laufenden Jahr erreichen, geht aus den für diesen Beitrag geprüften Quellen nicht hervor. Der Wert von 0,84 Prozent ist zudem ein Einzelbefund für ein Jahr und erlaubt keine Aussage über einzelne Länder oder Verwaltungen.

Gilt das auch für Kommunalverwaltungen?

Das Gesetz spricht von „Betrieben“. Für den öffentlichen Dienst bestimmt § 2 Absatz 5 ArbSchG, dass als Betriebe die Dienststellen gelten; dazu gehören unter anderem die Behörden, Verwaltungsstellen und Verwaltungsbetriebe der Gemeinden. Eine Kommunalverwaltung ist damit grundsätzlich ein Betrieb im Sinne des Gesetzes, die Beschäftigten eingeschlossen, zu denen nach § 2 Absatz 2 auch Beamtinnen und Beamte zählen.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Für Dienststellen des Bundes ist nach § 21 Absatz 5 nicht eine Landesbehörde zuständig, sondern die Zentralstelle für Arbeitsschutz beim Bundesinnenministerium. Und Besichtigungen der Unfallversicherungsträger zählen nach der Antwort der Bundesregierung nur dann auf die Quote, wenn sie im Rahmen einer Aufgabenübertragung nach § 21 Absatz 4 erfolgen. Offen bleibt, wie die einzelnen Länder kommunale Dienststellen bei der Auswahl berücksichtigen und wie sie in der Bezugsgröße der Bundesagentur abgebildet sind. Dazu enthalten die geprüften Quellen keine Aussage.

Was bei einer Besichtigung geprüft wird

Welche Besichtigungen auf die Quote zählen, regelt die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Mindestbesichtigungsquote (MBQVwV, Bundesanzeiger vom 28. März 2024). Gezählt werden nur Besichtigungen mit Systembewertung, und jeder Betrieb zählt höchstens einmal je Kalenderjahr. Eine solche Besichtigung deckt mindestens die vier Teile des Anhangs 1 ab: Stammdaten, Arbeitsschutzorganisation, Gefährdungsbeurteilung und Ergebnisfeststellung.

Für die Gefährdungsbeurteilung nennt Teil C sechs Prüfschritte: den Prozess der Gefährdungsbeurteilung, die Ermittlung und Beurteilung von Gefährdungen samt Festlegung von Maßnahmen, die Umsetzung der Maßnahmen und ihre Wirksamkeit, die Dokumentation, die Fortschreibung und die Überprüfung im Betrieb. Ein Teil der Überprüfung ist eine stichprobenartige Compliance-Prüfung. Jeder Schritt muss konkret bewertet und nachvollziehbar dokumentiert werden. Am Ende geben die Aufsichtspersonen an, inwieweit die Gefährdungsbeurteilung des Betriebs angemessen ist. Diese Bewertung ergibt sich aus dem Gesamteindruck und ist keine rechnerische Summe der Einzelschritte.

Die psychische Belastung erscheint in dieser Liste nicht als eigener Prüfschritt. Sie gehört trotzdem dazu, denn nach § 5 Absatz 3 Nummer 6 ArbSchG kann sich eine Gefährdung aus „psychischen Belastungen bei der Arbeit“ ergeben, und geprüft wird die Gefährdungsbeurteilung insgesamt. Die Leitlinie zur Beratung und Überwachung bei psychischer Belastung der Nationalen Arbeitsschutzkonferenz (Stand 11. Januar 2018) beschreibt, was dabei im Mittelpunkt steht: Die Aufsicht prüft den Prozess und die Ergebnisse der betrieblichen Gefährdungsbeurteilung, nicht die psychischen Risiken selbst.

Was eine prüffeste Gefährdungsbeurteilung ausmacht

Die Leitlinie unterscheidet drei Bewertungsstufen: Eine Gefährdungsbeurteilung kann nicht durchgeführt, nicht angemessen durchgeführt oder angemessen durchgeführt sein. Als angemessen gilt sie nur, wenn unter anderem „die Dokumentation in Form und Inhalt angemessen vorliegt“. Mängel sieht die Leitlinie etwa dort, wo Maßnahmen unzureichend oder ungeeignet sind, wo es „keine oder unvollständige Wirksamkeitskontrollen“ gibt oder wo die Beurteilung nicht aktuell ist. Prüffest ist eine Gefährdungsbeurteilung also nicht durch ihren Umfang, sondern durch ihre Nachvollziehbarkeit vom Befund bis zur Wirkung.

Das Gesetz selbst verlangt in § 6 Absatz 1 ArbSchG Unterlagen, aus denen das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind. Umfang und Inhalt richten sich nach der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten, bei gleichartigen Gefährdungen genügen zusammengefasste Angaben. Die Behörde kann nach § 22 Absatz 1 die Auskünfte und Unterlagen verlangen, die sie für ihre Überwachungsaufgabe braucht, und darf nach Absatz 2 Betriebsstätten betreten und geschäftliche Unterlagen einsehen. Die Unterlagen sollten deshalb an einer Stelle auffindbar und in sich schlüssig sein.

Die Leitlinie fragt außerdem, ob Beschäftigte und Führungskräfte in den Prozess einbezogen wurden, ob die Wirksamkeit von Maßnahmen überprüft wird und wer dafür verantwortlich ist. Als ergänzende Daten für die Bewertung nennt sie Fehlzeitenstatistiken, Beschäftigtenbefragungen und Arbeitsmengenstatistiken sowie Arbeitsplatzbegehungen. Für Verwaltungen heißt das: Die Wirksamkeitskontrolle braucht Kennzahlen, die ohnehin vorliegen. Eine Befragung, die ohne sichtbare Folgen bleibt, liefert dafür wenig, wie unser Beitrag zur Befragungsmüdigkeit und Ergebnisverwertung beschreibt.

Besonderes Gewicht hat die Arbeitsmenge. Die Leitlinie legt keine Zahlenwerte fest, nennt aber „Ungleichgewichte von Arbeitsmenge, Aufgabenvielfalt und -komplexität und verfügbarer Zeit“ als eine Bedingung, unter der ein psychisches Risiko anzunehmen ist. Wer einen solchen Befund dokumentiert, sollte auch die Folgerung dokumentieren, etwa die Prüfung von Aufgabenumfang und Personalbedarf, wie sie unser Beitrag Wenn Belastung ein Mengenproblem ist vom 23. Oktober beschreibt. Der Maßstab der Leitlinie lautet dabei: Maßnahmen an den Arbeitsbedingungen haben Vorrang, Maßnahmen am Verhalten der Beschäftigten sind nachrangig. Die rechtlichen Grundlagen fasst unser Beitrag Rechtlicher Hintergrund zur GBU Psyche zusammen.

Ein Denkbeispiel: das Seminar nach dem Befund

Ein Gedankenexperiment macht die Logik der Prüfschritte greifbar; es beschreibt keinen realen Fall. Eine Verwaltung hat eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt, die in einem Amt Zeitdruck als Hauptbefund ausweist. Als Maßnahme wurde ein Seminar zum Zeitmanagement angeboten, danach ist nichts weiter festgehalten. Eine Aufsichtsperson würde die Schritte der Reihe nach durchgehen. Der Prozess ist erkennbar, der Befund liegt vor. Bei der Umsetzung der Maßnahmen und ihrer Wirksamkeit stellt sich die Frage, ob ein Angebot an Einzelne dem Befund zur Arbeitsorganisation entspricht und ob jemand geprüft hat, was es verändert hat. Nach den Kriterien der Leitlinie läge hier die Einstufung „nicht angemessen“ nahe, weil Wirksamkeitskontrollen fehlen und die Maßnahme womöglich ungeeignet ist.

Die Folgen wären abgestuft. Je nach Dringlichkeit kommen ein Besichtigungsschreiben oder eine Zielvereinbarung in Betracht, und die Behörde kann nach § 22 Absatz 3 im Einzelfall Maßnahmen anordnen und dafür eine angemessene Frist setzen. Die Leitlinie rät ausdrücklich, die Frist nicht zu knapp zu bemessen, weil die Beurteilung einen internen Kommunikationsprozess anstößt. Das Beispiel zeigt, dass der Hebel selten in zusätzlichem Papier liegt, sondern in Sätzen, die in der Dokumentation fehlen: Was wurde beschlossen, wer setzt es um, woran wird die Wirkung gemessen?

Fazit

Die Mindestquote macht aus der Gefährdungsbeurteilung keine neue Pflicht. Sie erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ihre Qualität von außen geprüft wird, auch wenn sich für eine einzelne Kommunalverwaltung aus den vorliegenden Quellen keine Prognose ableiten lässt. Prüffest ist, was vom Befund über die Maßnahme bis zur Wirkung nachvollziehbar zusammenhängt. Die nützliche Frage lautet deshalb nicht, ob eine Gefährdungsbeurteilung vorliegt, sondern ob sich an ihr erklären lässt, was aus ihr geworden ist.

Wenn Sie wissen möchten, wie sich Dokumentation und Fortschreibung Ihrer Gefährdungsbeurteilung prüffest aufstellen lassen, sprechen Sie uns gerne an. Wir führen ein unverbindliches Erstgespräch mit Ihnen: Hier Kontakt aufnehmen.