Wenn in einer Kommune über Personalengpässe im Sozialbereich gesprochen wird, stehen meist die großen Aufgabenbereiche im Mittelpunkt: Grundsicherung, Jugendhilfe oder Eingliederungshilfe. Das ist angesichts ihrer Fallzahlen und finanziellen Bedeutung nachvollziehbar. Zwei kleinere Bereiche geraten dabei jedoch leicht aus dem Blick: die Betreuungsstelle und die Heimaufsicht, in Nordrhein-Westfalen als WTG-Behörde bezeichnet.
Beide erfüllen Aufgaben für Menschen mit besonderem Unterstützungs- oder Schutzbedarf. Die Betreuungsstelle wirkt unter anderem im gerichtlichen Betreuungsverfahren mit, berät Betroffene und vermittelt Hilfen, die eine rechtliche Betreuung gegebenenfalls vermeiden können. Eine rechtliche Betreuung setzt dabei gerade nicht voraus, dass die rechtliche Handlungsfähigkeit eines Menschen grundsätzlich eingeschränkt ist. Entscheidend ist, ob eine volljährige Person ihre Angelegenheiten aufgrund einer Krankheit oder Behinderung ganz oder teilweise rechtlich nicht selbst besorgen kann.
Auch die Heimaufsicht nimmt eine Schutzfunktion wahr. Ihre Aufgabe ist es, die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an Wohn-, Betreuungs- und Unterstützungsangebote zu überwachen. Beide Bereiche unterscheiden sich fachlich deutlich voneinander. Gemeinsam ist ihnen jedoch, dass externe Entwicklungen ihre Aufgaben und den dafür notwendigen Personaleinsatz verändern können – teilweise lange bevor sich dies in klassischen Fallzahlen deutlich zeigt.
Zwei Aufgaben, die selten im Mittelpunkt stehen
Gerade kleinere Organisationseinheiten werden in Ressourcendebatten schnell von Bereichen mit hohen Fallzahlen und unmittelbar sichtbaren Rückständen überlagert. Für die Personalplanung ist ihre Größe allerdings nur ein Teil der Betrachtung. Entscheidend ist auch, wie sich das Aufgabenspektrum verändert, welche Leistungen kurzfristig erbracht werden müssen und welche externen Entwicklungen die vorhandenen Kapazitäten künftig beanspruchen können.
Bei Betreuungsstelle und Heimaufsicht zeigen sich dafür derzeit zwei unterschiedliche Beispiele: Während bei der Betreuungsstelle vor allem die zukünftige Verfügbarkeit beruflicher Betreuer:innen eine Rolle spielt, verändert sich bei der Heimaufsicht durch die geplante Weiterentwicklung des Wohn- und Teilhaberechts insbesondere die Art der Prüfung.
Die Betreuungsstelle: Nachwuchsgewinnung als strukturelles Risiko
Die Altersstruktur in der beruflichen Betreuung weist auf ein deutliches Nachwuchsproblem hin. In einer bundesweiten Online-Befragung des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz von Ende 2023 bis Anfang 2024 waren lediglich zwölf Prozent der teilnehmenden beruflichen Betreuer:innen jünger als 40 Jahre. Eine weitere bundesweite Befragung der Betreuungsbehörden im Jahr 2025 ergab, dass die überwiegende Mehrheit der teilnehmenden Behörden Schwierigkeiten bei der Gewinnung neuer Berufsbetreuer:innen meldete. Hinweise darauf, dass hiervon ländliche Regionen grundsätzlich stärker betroffen sind als Städte, ergaben sich hingegen nicht. Die Daten stellen keine Vollerhebung der Versorgungssituation dar, zeigen aber ein deutliches strukturelles Warnsignal.
Parallel dazu haben sich die Rahmenbedingungen der beruflichen Betreuung verändert. Mit der Betreuungsrechtsreform wurde zum 1. Januar 2023 ein bundesweit geltendes Registrierungsverfahren für berufliche Betreuer:innen eingeführt. Dazu gehören unter anderem Anforderungen an persönliche Eignung, Zuverlässigkeit und Sachkunde. Welche Auswirkungen dieses Registrierungsverfahren auf die Gewinnung und den Bestand beruflicher Betreuer:innen hat, wird derzeit auf Bundesebene evaluiert. Ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen den neuen Anforderungen und einem Rückgang der Zahl beruflicher Betreuer:innen sollte deshalb nicht vorschnell angenommen werden.
Gleichzeitig verweist die Bundesregierung ausdrücklich auf die zu erwartenden Auswirkungen der demografischen Entwicklung auf das Betreuungswesen. Treffen eine ungünstige Altersstruktur im Berufsstand und Schwierigkeiten bei der Nachwuchsgewinnung auf einen weiterhin hohen oder steigenden Unterstützungsbedarf, kann daraus auch für die kommunalen Betreuungsstellen ein Kapazitätsrisiko entstehen.
Denn ein Mangel an verfügbaren beruflichen Betreuer:innen bleibt nicht ausschließlich ein Problem des externen Betreuungsmarktes. Bereits in der Begründung zur Neuregelung der Betreuervergütung wurde darauf hingewiesen, dass bei einem sich weiter verschärfenden Betreuermangel eine deutlich steigende Zahl von Betreuungen durch die Betreuungsbehörden selbst übernommen werden könnte. Damit kann sich eine Entwicklung außerhalb der Verwaltung unmittelbar auf deren eigenes Aufgabenvolumen auswirken.
Die Heimaufsicht: weniger Doppelprüfungen, aber ein veränderter Prüfmaßstab
Bei der Heimaufsicht zeigt sich eine andere Entwicklung. Der im Juni 2026 in den nordrhein-westfälischen Landtag eingebrachte Entwurf zur Neufassung des Wohn- und Teilhabegesetzes verfolgt ausdrücklich das Ziel, Bürokratie und Doppelprüfungen abzubauen. Stand September 2026 befindet sich der Entwurf noch im parlamentarischen Verfahren.
Für die WTG-Behörden sieht der Entwurf dabei durchaus Entlastungen vor. Regelprüfungen sollen grundsätzlich weiterhin stattfinden, bei entsprechend guten Ergebnissen kann der Prüfzeitraum jedoch verlängert werden. Zudem sollen Ergebnisse bereits erfolgter Prüfungen anderer Prüfinstitutionen stärker berücksichtigt werden. Auch umfassende Anlassprüfungen können Teile einer späteren Regelprüfung ersetzen. Der Gesetzentwurf geht deshalb selbst von einem sinkenden Aufwand für bestimmte bisherige Prüf- und Dokumentationsaufgaben aus.
Entlastung bedeutet allerdings nicht, dass die Umstellung ohne Aufwand erfolgt. In der dem Gesetzentwurf zugrunde liegenden Aufwandsschätzung werden für jede der 53 WTG-Behörden 80 Stunden Einführungsaufwand berücksichtigt. Genannt werden unter anderem die Anpassung von Prüfkonzepten, Abläufen, Leitfäden, Checklisten und Arbeitsanweisungen sowie neue Schnittstellen zu Prüfinstitutionen nach dem SGB XI. Das ist kein Beleg für einen dauerhaften zusätzlichen Personalbedarf, zeigt aber, dass gesetzliche Vereinfachung und organisatorischer Umstellungsaufwand gleichzeitig auftreten können.
Hinzu kommt ein veränderter fachlicher Prüfmaßstab. Für vollstationäre Pflegeeinrichtungen greift der Gesetzentwurf die bereits seit 2023 geltenden Vorgaben zur Personalbemessung nach § 113c SGB XI auf. Die bisherige heimrechtliche Fachkraftquote soll dort mit Anwendung der neuen Personalstruktur an Bedeutung verlieren beziehungsweise obsolet werden. Statt einer weitgehend starren Quote rücken die vereinbarte Personalausstattung, die Qualifikation und der kompetenzgerechte Einsatz des Personals sowie stärker die Ergebnisqualität in den Mittelpunkt. Die Gesetzesbegründung spricht ausdrücklich von einem stärker ergebnisqualitätsorientierten Prüfansatz.
Für die Personalplanung entsteht damit ein anderes Thema als bei der Betreuungsstelle: Nicht zwingend die Zahl der Prüfungen muss steigen. Vielmehr verändern sich Prüfabläufe, Schnittstellen und fachliche Anforderungen. Solche qualitativen Veränderungen lassen sich in einer Personalbemessung schlechter abbilden, wenn lediglich bestehende Fallzahlen und Bearbeitungszeiten fortgeschrieben werden.
Was Verwaltungen jetzt tun können
Beide Beispiele zeigen, warum Personalbedarfsplanung nicht erst beginnen sollte, wenn ein Rückstand bereits sichtbar ist. Stellenbewertung, interne Abstimmung, gegebenenfalls haushalterische Entscheidungen, Ausschreibung, Auswahl und Einarbeitung benötigen Zeit. Wer strukturelle Veränderungen erst berücksichtigt, wenn sie vollständig im Arbeitsalltag angekommen sind, kann deshalb nur noch reagieren.
Für Betreuungsstellen lohnt sich ein regelmäßiger Blick auf die Entwicklung des örtlichen Betreuungsmarktes. Dafür liegen bei den Stammbehörden bereits relevante Informationen vor: Berufliche Betreuer:innen müssen unter anderem Veränderungen im Bestand ihrer Betreuungen sowie Änderungen des zeitlichen Umfangs und der Organisationsstruktur ihrer Tätigkeit regelmäßig mitteilen. Solche Daten ersetzen keine Bedarfsprognose, können aber als Frühindikatoren genutzt werden, um Veränderungen im verfügbaren Betreuungspotenzial frühzeitig wahrzunehmen.
Bei der Heimaufsicht sollte dagegen der Umsetzungsstand der gesetzlichen Veränderungen beobachtet und der damit verbundene Aufwand in der Aufgabenplanung sichtbar gemacht werden. Dabei lohnt es sich, Regel- und Anlassprüfungen weiterhin getrennt zu betrachten: nicht, weil aus der geplanten WTG-Novelle automatisch mehr Anlassprüfungen folgen, sondern weil beide Prüfarten unterschiedliche Anforderungen an Planbarkeit, Vorbereitung und Kapazitätssteuerung stellen. Hinzu kommen zeitlich begrenzte Umstellungsaufgaben, beispielsweise für neue Prüfabläufe, Schnittstellen oder Qualifizierungen.
Für eine belastbare Personalbemessung bedeutet das, nicht alle zukünftigen Veränderungen pauschal in einen Sicherheitsaufschlag zu übersetzen. Sinnvoller ist es, zwischen dauerhaftem Aufgabenumfang, schwankenden beziehungsweise nicht planbaren Aufgaben, einmaligem Umstellungsaufwand und absehbaren strukturellen Veränderungen zu unterscheiden. Erst dadurch wird sichtbar, ob tatsächlich zusätzlicher dauerhafter Stellenbedarf entsteht oder ob zunächst andere organisatorische Maßnahmen erforderlich sind.
Personalbedarfsplanung ist dabei nur ein Instrument unter mehreren. Im Bereich der rechtlichen Betreuung können beispielsweise eine engere Zusammenarbeit mit Betreuungsvereinen und der Austausch über die Gewinnung beruflicher Betreuer:innen sinnvoll sein. Bei der Heimaufsicht können ein behördenübergreifender Erfahrungsaustausch und gemeinsam entwickelte Standards den Übergang auf veränderte Prüfanforderungen unterstützen.
Wie wir das in der Praxis begleiten
In Organisationsuntersuchungen begegnen uns Betreuungsstelle und Heimaufsicht häufig als vergleichsweise kleine Aufgabenbereiche innerhalb größerer Verwaltungsstrukturen. Gerade deshalb lohnt es sich, bei der Ermittlung von Stellenbedarfen nicht ausschließlich den heutigen Aufgabenbestand fortzuschreiben.
Wir beziehen absehbare externe Entwicklungen deshalb bewusst in die Aufgabenerhebung ein und trennen dabei zwischen bereits messbarem Aufwand und zukünftigen Veränderungen, deren Auswirkungen noch nicht vollständig quantifiziert werden können. Ziel ist nicht, mögliche Mehrbedarfe vorsorglich möglichst groß zu rechnen. Ziel ist eine belastbare Datengrundlage, auf der Verwaltungen rechtzeitig entscheiden können, welche Veränderungen tatsächlich personelle, organisatorische oder fachliche Konsequenzen haben.
Vorausschauende Personalplanung zeigt sich damit nicht nur in den großen, ohnehin intensiv beobachteten Bereichen. Gerade bei kleineren Aufgabenfeldern kann sie darüber entscheiden, ob strukturelle Veränderungen frühzeitig gestaltet werden – oder erst dann Aufmerksamkeit erhalten, wenn aus einem absehbaren Risiko bereits ein akuter Engpass geworden ist.
Zwei Bereiche außerhalb des großen Scheinwerferlichts
Wenn es um Personalengpässe in der Sozialverwaltung geht, stehen meist große Aufgabenbereiche wie Grundsicherung, Jugendhilfe oder Eingliederungshilfe im Mittelpunkt. Zwei kleinere Bereiche geraten dabei leicht aus dem Blick: die Betreuungsstelle und die Heimaufsicht.
Beide übernehmen Aufgaben für Menschen mit besonderem Unterstützungs- oder Schutzbedarf – und beide sind derzeit von externen Entwicklungen betroffen, die für die zukünftige Personalplanung relevant werden können.
Nachwuchsprobleme in der rechtlichen Betreuung
Die Altersstruktur der beruflichen Betreuung weist auf ein strukturelles Nachwuchsproblem hin. In einer bundesweiten BMJV-Befragung waren lediglich zwölf Prozent der teilnehmenden beruflichen Betreuer:innen jünger als 40 Jahre. In einer weiteren Befragung meldete die überwiegende Mehrheit der teilnehmenden Betreuungsbehörden Schwierigkeiten bei der Gewinnung neuer Berufsbetreuer:innen.
Das kann langfristig auch die Betreuungsstellen selbst treffen. Der Gesetzgeber hat bereits darauf hingewiesen, dass bei einem sich verschärfenden Betreuermangel mehr Betreuungen durch die Behörden übernommen werden könnten. Ein Engpass außerhalb der Verwaltung kann damit unmittelbar zum eigenen Aufgaben- und Kapazitätsthema werden.
Heimaufsicht zwischen Entlastung und neuen Anforderungen
Bei der Heimaufsicht liegt die Herausforderung anders. Die geplante Neufassung des nordrhein-westfälischen Wohn- und Teilhabegesetzes soll Doppelprüfungen reduzieren und die WTG-Behörden bei bestimmten Aufgaben entlasten. Gleichzeitig entsteht Umstellungsaufwand: Der Gesetzentwurf berücksichtigt ausdrücklich Anpassungen von Prüfkonzepten, Abläufen, Leitfäden und Schnittstellen.
Zudem verändert sich der Prüfmaßstab. Für vollstationäre Pflegeeinrichtungen soll die starre heimrechtliche Fachkraftquote mit der Umsetzung der Personalbemessung nach § 113c SGB XI stärker durch eine qualifikations- und kompetenzorientierte Betrachtung der Personalausstattung ersetzt werden.
Vorausschauend statt erst bei Überlastung reagieren
Für Verwaltungen lohnt es sich deshalb, solche Entwicklungen bereits in der Aufgabenerhebung sichtbar zu machen. Bei Betreuungsstellen können Veränderungen im örtlichen Bestand beruflicher Betreuer:innen als Frühindikatoren dienen. Bei der Heimaufsicht sollten Umstellungsaufwand, veränderte Prüfabläufe und neue fachliche Anforderungen gesondert betrachtet werden.
Eine vorausschauende Personalbedarfsplanung bedeutet dabei nicht, jede absehbare Veränderung automatisch als zusätzlichen Stellenbedarf zu verbuchen. Sie schafft vielmehr die Grundlage, frühzeitig zwischen dauerhaftem Mehrbedarf, temporärem Umstellungsaufwand und organisatorisch lösbaren Veränderungen unterscheiden zu können.
Gerade bei kleineren Aufgabenbereichen kann dieser Blick entscheidend sein: damit aus einer heute noch wenig sichtbaren Entwicklung morgen kein unerwarteter Engpass wird. Wir helfen Ihnen dabei.
