Prozessmanagement mit der PICTURE-Prozessplattform: Systematische Erhebung und Optimierung von Verwaltungsprozessen

Verwaltungsprozesse sind das Herzstück jeder öffentlichen Organisation – und gleichzeitig oft ihre größte Schwachstelle. Während die meisten Verwaltungen ihre Aufbauorganisation detailliert dokumentieren, bleiben die tatsächlichen Arbeitsabläufe häufig im Verborgenen. Diese Intransparenz führt zu Ineffizienzen, Qualitätsproblemen und erschwert jede Form der Optimierung oder Digitalisierung. Die Lösung liegt in systematischem Prozessmanagement – und hier hat sich die PICTURE-Prozessplattform als bewährtes Werkzeug etabliert.

 

Das Problem: Verwaltung im Blindflug

In den meisten Verwaltungen existiert ein paradoxer Zustand: Während Organigramme aktuell gehalten und Stellenbeschreibungen regelmäßig überarbeitet werden, bleiben die tatsächlichen Arbeitsprozesse weitgehend undokumentiert. Mitarbeitende wissen zwar, wie sie ihre Aufgaben erledigen, doch dieses Wissen ist oft implizit und an Personen gebunden.

Diese Situation führt zu messbaren Problemen: Neue Mitarbeitende benötigen unverhältnismäßig lange Einarbeitungszeiten, da es keine standardisierten Prozessbeschreibungen gibt. Unterschiedliche Bearbeitungsweisen für ähnliche Fälle entstehen, weil jeder Mitarbeitende seine eigene Variante des Prozesses entwickelt. Optimierungspotenziale bleiben unentdeckt, da niemand den Gesamtprozess überblickt. Digitalisierungsprojekte scheitern oder bleiben hinter den Erwartungen zurück, weil die zugrundeliegenden Prozesse nicht verstanden sind.

Die Ursache liegt in der traditionellen Organisationssicht, die primär auf Zuständigkeiten und Hierarchien fokussiert. Prozesse schneiden jedoch quer durch diese Strukturen und erfordern eine andere Betrachtungsweise. Was fehlt, ist eine systematische Methodik zur Prozesserhebung, -dokumentation und -optimierung.

 

 

Die Lösung: Systematisches Prozessmanagement mit bewährten Werkzeugen

Professionelles Prozessmanagement beginnt mit der Erkenntnis, dass Verwaltungsleistungen das Ergebnis von Prozessen sind, nicht von isolierten Einzelaktivitäten. Ein strukturiertes Vorgehen macht diese Prozesse sichtbar, verstehbar und gestaltbar. Die PICTURE-Prozessplattform bietet hierfür eine erprobte technologische Grundlage, die bereits in über 640 Kommunen erfolgreich eingesetzt wird.

Der Kern eines systematischen Prozessmanagements liegt in der strukturierten Herangehensweise: Zunächst werden die relevanten Verwaltungsprozesse identifiziert und priorisiert. Anschließend erfolgt die detaillierte Erhebung der Ist-Prozesse unter Einbeziehung aller Beteiligten. Die gewonnenen Erkenntnisse werden in standardisierte Prozessmodelle überführt, die als Grundlage für Analyse und Optimierung dienen. Schließlich werden verbesserte Soll-Prozesse entwickelt und implementiert.

Diese Systematik unterscheidet professionelles Prozessmanagement von ad-hoc-Optimierungen oder isolierten Digitalisierungsprojekten. Statt Symptome zu behandeln, werden die zugrundeliegenden Strukturen analysiert und neu gestaltet.

 

 

Die PICTURE-Methodik: Von der Erhebung zur Optimierung

Die praktische Umsetzung folgt einem bewährten Dreischritt: Prozesserhebung, Modellierung und Optimierung. Jeder Schritt baut auf den vorherigen auf und wird durch die PICTURE-Plattform technisch unterstützt.

Schritt 1: Systematische Prozesserhebung

Die Prozesserhebung beginnt mit der Identifikation der erfolgskritischen Verwaltungsprozesse. Nicht alle Abläufe verdienen die gleiche Aufmerksamkeit – eine strategische Auswahl fokussiert auf jene Prozesse, die entweder besonders häufig durchlaufen werden, hohe Ressourcenbindung aufweisen oder kritische Bürgerkontakte umfassen.

Um die Zeit der Mitarbeitenden optimal zu nutzen und ihre Ressourcen zu schonen, schalten wir eine strukturierte Online-Befragung vor. Diese erfasst die Grundinformationen zum Prozess: wesentliche Prozessschritte, Auslöser und Ergebnis des Prozesses, relevante rechtliche Rahmenbedingungen und eingesetzte Fachverfahren. Auf Basis dieser Vorabinformationen können unsere Berater bereits erste Modellierungsentwürfe erstellen.

Diese Vormodellierung hat sich als entscheidender Erfolgsfaktor erwiesen: Fachexperten können sich Prozesse oft nicht abstrakt vorstellen. Erste konkrete Modellierungsentwürfe erleichtern die Zusammenarbeit erheblich und ermöglichen es, die wertvollen Ressourcen der Mitarbeitenden effizient zu nutzen.

Die eigentliche Erhebung erfolgt dann in moderierten Workshops mit den Prozessbeteiligten. Diese Workshops haben eine doppelte Funktion: Sie dienen der Informationsgewinnung und gleichzeitig der Bewusstseinsbildung für Prozessdenken. Durch gezielte Fragetechniken wird das implizite Prozesswissen der Mitarbeitenden explizit gemacht. Die Vormodellierung bietet dabei einen konkreten Gesprächsanker, an dem sich die Diskussion orientieren kann.

So entsteht ein vollständiges Bild des tatsächlichen Prozessablaufs – nicht wie er sein sollte, sondern wie er wirklich gelebt wird.

Schritt 2: Standardisierte Modellierung nach BPMN 2.0

Die erhobenen Prozessinformationen werden in den international anerkannten BPMN 2.0-Standard überführt. Diese Notation bietet eine einheitliche Sprache für Prozessbeschreibungen und gewährleistet, dass die Modelle auch außerhalb der ursprünglichen Projektgruppe verstanden werden können.

PICTURE unterstützt diese Modellierung durch intuitive grafische Werkzeuge und umfangreiche Vorlagenbibliotheken. Besonders wertvoll ist dabei der Zugriff auf eine umfangreiche Prozessdatenbank aus nahezu allen Aufgabenfeldern der öffentlichen Verwaltung. Diese ermöglicht es, bewährte Lösungsansätze und Best-Practice-Beispiele direkt in die Modellierung einzubeziehen.

Die Modellierung erfolgt nicht isoliert, sondern in enger Abstimmung mit den Fachexperten aus der Verwaltung. Durch die Cloud-basierte Architektur von PICTURE können alle Beteiligten in Echtzeit auf die Modelle zugreifen, Feedback geben und Änderungsvorschläge einbringen. So entsteht ein kollaborativer Entwicklungsprozess, der die Expertise aller Beteiligten einbezieht.

Schritt 3: Systematische Prozessoptimierung

Auf Basis der validierten Ist-Modelle werden Optimierungspotenziale systematisch identifiziert. Dabei kommen bewährte Analyse-Techniken zum Einsatz: Die Wertschöpfungsanalyse identifiziert Aktivitäten, die keinen direkten Beitrag zum Prozessergebnis leisten. Die Schnittstellenanalyse deckt Reibungsverluste bei Übergaben zwischen verschiedenen Organisationseinheiten auf. Die Medienbruchanalyse identifiziert Stellen, an denen Informationen zwischen verschiedenen Systemen oder Medien übertragen werden müssen.

Diese Analysen münden in konkrete Optimierungsvorschläge: Eliminierung überflüssiger Aktivitäten, Zusammenlegung ähnlicher Prozessschritte, Parallelisierung bisher sequenzieller Abläufe oder Automatisierung standardisierter Routinetätigkeiten. Besonders wertvoll ist die systematische Betrachtung von Genehmigungsschleifen und Kontrollinstanzen auf ihre tatsächliche Notwendigkeit.

Die optimierten Soll-Prozesse werden wieder in PICTURE modelliert und können so direkt mit den Ist-Prozessen verglichen werden. Diese Transparenz erleichtert die Kommunikation der Verbesserungsvorschläge und schafft Verständnis für die Notwendigkeit von Veränderungen.

 

Qualitätssicherung durch digitale Kollaboration

Ein entscheidender Erfolgsfaktor liegt in der systematischen Qualitätssicherung während des gesamten Prozesses. PICTURE ermöglicht hier einen innovativen Ansatz der digitalen Kollaboration zwischen Beratern und Verwaltungsexperten.

Statt der traditionellen Vorgehensweise – Berater erstellen Prozessmodelle und präsentieren sie der Verwaltung – etabliert die cloud-basierte Lösung einen kontinuierlichen Dialog. Fachexperten aus der Verwaltung können direkt in der PICTURE-Umgebung Feedback zu den entwickelten Prozessmodellen geben, Korrekturen vorschlagen und alternative Abläufe einbringen.

Dieser kollaborative Ansatz führt zu mehreren Review-Schleifen, in denen die Prozessmodelle schrittweise verfeinert werden. Jede Änderung ist für alle Beteiligten transparent nachvollziehbar, und verschiedene Versionen können systematisch verglichen werden. So entsteht am Ende ein Prozessmodell, das nicht nur analytisch korrekt ist, sondern auch die Praxiserfahrung aller Beteiligten widerspiegelt.

Die digitale Kollaboration hat einen weiteren wichtigen Nebeneffekt: Sie fördert den Wissenstransfer von den Beratern zu den Verwaltungsmitarbeitenden. Statt passiver Empfänger von Beratungsleistungen werden sie zu aktiven Mitgestaltern des Optimierungsprozesses. Dies stärkt die interne Prozesskom­petenz und schafft die Grundlage für eine eigenständige Weiterentwicklung nach Projektabschluss.

 

Flexible Implementierung je nach Kundenanforderung

Das erste Ziel professionellen Prozessmanagements ist die Schaffung von Transparenz über  die tatsächlichen Arbeitsabläufe. Viele Verwaltungen verfügen zwar über formale  Prozessbeschreibungen, diese bilden jedoch nicht die gelebte Realität ab. Systematisches  Prozessmanagement macht sichtbar, wie Arbeit wirklich verrichtet wird, wo Probleme  entstehen und welche informellen Lösungen die Mitarbeitenden entwickelt haben. 

Diese Transparenz ist die Grundlage für jede sinnvolle Digitalisierung. Nur wenn verstanden  ist, wie Prozesse funktionieren, können digitale Lösungen entwickelt werden, die tatsächlich  Verbesserungen bringen. Prozesstransparenz verhindert auch, dass wichtige Prozessschritte  bei der Digitalisierung übersehen werden. 

Entwicklung von Prozesskompetenz

Professionelles Prozessmanagement baut systematisch Prozesskompetenz in der Organisation  auf. Mitarbeitende lernen, in Prozessen zu denken, Schnittstellen zu verstehen und  Optimierungspotenziale zu erkennen. Diese Kompetenz ist entscheidend für erfolgreiche  Digitalisierung, da sie die Grundlage für die konstruktive Mitgestaltung digitaler Lösungen  bildet. 

Prozesskompetenz ermöglicht es auch, digitale Systeme nach ihrer Implementierung  kontinuierlich zu verbessern. Statt passive Anwender zu sein, werden die Mitarbeitenden zu  aktiven Gestaltern ihrer digitalen Arbeitsumgebung. Sie können beurteilen, welche  Funktionen hilfreich sind und welche die Arbeit erschweren. 

Etablierung von Qualitätsstandards

Systematisches Prozessmanagement definiert klare Qualitätsstandards für  Verwaltungsprozesse. Diese Standards umfassen nicht nur Durchlaufzeiten und  Bearbeitungsqualität, sondern auch Aspekte wie Transparenz, Nachvollziehbarkeit und  Bürgerfreundlichkeit. Digitalisierung kann diese Standards dann konsequent umsetzen und  überwachen. 

Qualitätsstandards schaffen auch die Grundlage für die Messung von  

Digitalisierungserfolgen. Ohne klare Prozessziele ist es unmöglich zu beurteilen, ob eine  digitale Lösung tatsächlich Verbesserungen gebracht hat. Prozessmanagement etabliert die  notwendigen Kennzahlen und Messverfahren für ein faktenbasiertes  

Digitalisierungscontrolling. 

Vorbereitung des Change-Managements

Digitalisierung bedeutet immer auch organisatorische Veränderung. Professionelles  Prozessmanagement bereitet diese Veränderungen systematisch vor, indem es die Betroffenen  frühzeitig einbezieht und die Auswirkungen der geplanten Änderungen transparent macht. Die  partizipative Entwicklung optimierter Prozesse schafft Verständnis für die Notwendigkeit von  Veränderungen und Akzeptanz für neue Arbeitsweisen. 

Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, neue Prozesse zunächst analog zu testen, bevor sie  digitalisiert werden. Diese Erprobungsphase ermöglicht es, Probleme zu erkennen und zu  lösen, bevor sie in teurer Software implementiert werden. Sie schafft auch Vertrauen in die  geplanten Änderungen und reduziert Widerstände gegen die spätere Digitalisierung. 

 

 

Erfolgspraxis: Systematische Transformation in der  Bauantragsverwaltung

Die technische Umsetzung kann je nach den spezifischen Anforderungen und der bestehenden IT-Landschaft der Verwaltung flexibel gestaltet werden. PICTURE bietet hier zwei grundsätzliche Ansätze, die unterschiedliche Strategien der Prozess-Implementierung unterstützen.

Option 1: Direkte Modellierung in der bestehenden PICTURE-Umgebung Bei diesem Ansatz wird direkt in der bereits vorhandenen PICTURE-Umgebung der Verwaltung modelliert. Alle Prozessmodelle entstehen von Beginn an im System des Kunden und bleiben dort verfügbar. Dies ermöglicht eine nahtlose Weiternutzung nach Projektabschluss und fördert die eigenständige Pflege und Weiterentwicklung der Prozesslandschaft.

Option 2: BPMN 2.0-Export für bestehende Systeme Für Verwaltungen, die bereits andere Prozessmanagement-Tools nutzen oder die Modelle in ihre bestehende Dokumentationslandschaft integrieren möchten, werden alle erarbeiteten Prozesse im standardisierten BPMN 2.0-Format bereitgestellt. Diese können dann problemlos in andere Systeme importiert oder als eigenständige Dokumentation genutzt werden.

Diese Flexibilität gewährleistet, dass die Investition in Prozessmanagement unabhängig von technologischen Entscheidungen nachhaltig bleibt. Die erarbeiteten Prozessmodelle behalten ihren Wert, auch wenn sich die technologische Umgebung ändert.

Entscheidend für den langfristigen Erfolg ist jedoch die Möglichkeit zur eigenständigen Pflege der Prozesse durch die Verwaltung selbst. Prozesse sind lebendige Gebilde, die sich mit veränderten rechtlichen Anforderungen, neuen Fachverfahren oder organisatorischen Anpassungen weiterentwickeln. Ohne kontinuierliche Aktualisierung verlieren auch die besten Prozessmodelle nach kurzer Zeit ihren Nutzen und verkommen zu historischen Dokumenten ohne praktische Relevanz. Die gewählte technische Lösung muss daher eine einfache und intuitive Pflege durch die Fachbereiche ermöglichen.

Strategische Partnerschaft für nachhaltige Lösungen

Die langjährige Partnerschaft zwischen der GfV und PICTURE ermöglicht es, Kunden attraktive Konditionen und umfassende Unterstützung anzubieten. Diese strategische Zusammenarbeit geht weit über die reine Lizenzierung hinaus und umfasst die gesamte Implementierungskette.

Für Verwaltungen, die sich nach dem Beratungsprojekt für eine eigenständige Nutzung von PICTURE entscheiden, bietet die GfV eine strukturierte Implementierungsbegleitung. Diese reicht vom Aufbau eines organisationsinternen Prozessmanagement-Konzepts über die Definition notwendiger Standards auf der Plattform bis hin zu umfassenden Schulungsprogrammen.

Die Schulungsangebote sind differenziert auf verschiedene Rollen zugeschnitten: Prozessmodellierer erhalten technische Trainings für die PICTURE-Nutzung, Prozessverantwortliche lernen die methodischen Grundlagen des Prozessmanagements, und Prozesseigner werden in die strategische Steuerung der Prozesslandschaft eingeführt.

Dieser Full-Service-Ansatz – vom initialen Beratungsprojekt bis zur nachhaltigen internen Prozessmanagement-Kompetenz – unterscheidet die GfV von Anbietern, die nur punktuelle Beratungsleistungen erbringen. Das Ziel ist nicht die Abhängigkeit des Kunden, sondern seine Befähigung zu eigenständigem, professionellem Prozessmanagement.

Erfolgsfaktoren für nachhaltiges Prozessmanagement

Die Erfahrung aus über 18 Jahren Prozessberatung in der öffentlichen Verwaltung zeigt, dass bestimmte Faktoren über den nachhaltigen Erfolg von Prozessmanagement-Initiativen entscheiden. Diese gehen weit über die reine Methodik hinaus und betreffen organisatorische und kulturelle Aspekte.

Führungsunterstützung ist fundamental: Prozessmanagement verändert etablierte Arbeitsweisen und erfordert anfänglich zusätzlichen Aufwand. Ohne klares Commitment der Verwaltungsleitung verlaufen Initiativen im Sand. Entscheidend ist dabei nicht nur die formale Unterstützung, sondern die aktive Förderung von prozessorientiertem Denken.

Partizipation schafft Akzeptanz: Die besten Prozessmodelle bleiben wirkungslos, wenn sie nicht von den Mitarbeitenden gelebt werden. Die systematische Einbeziehung aller Prozessbeteiligten in die Entwicklung und Optimierung ist daher kein methodisches Nice-to-have, sondern ein kritischer Erfolgsfaktor.

Realistische Erwartungen vermeiden Enttäuschungen: Prozessmanagement ist ein mittelfristiger Entwicklungsprozess, kein Quick-Fix für alle organisatorischen Probleme. Realistische Ziele und ein strukturierter Implementierungsplan helfen dabei, die anfängliche Motivation über die Zeit zu erhalten.

Kontinuierliche Weiterentwicklung sichert Relevanz: Verwaltungsprozesse sind keine statischen Gebilde, sondern entwickeln sich mit veränderten Anforderungen weiter. Ein lebendiges Prozessmanagement etabliert Routinen für die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Prozesslandschaft.

Ausblick: Von der Prozessoptimierung zur digitalen Transformation

Systematisches Prozessmanagement ist mehr als eine Methode zur Effizienzsteigerung – es ist die Grundlage für eine umfassende digitale Transformation der Verwaltung. Die in der Prozessanalyse gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen fundierte Entscheidungen über Digitalisierungsinvestitionen und schaffen die organisatorischen Voraussetzungen für deren erfolgreiche Umsetzung.

Verwaltungen, die ihre Prozesse systematisch verstehen und optimiert haben, sind besser positioniert für die Herausforderungen der kommenden Jahre: Sie können Digitalisierungspotenziale gezielter identifizieren, Automatisierungslösungen sinnvoller einsetzen und organisatorische Veränderungen strukturierter umsetzen.

Die PICTURE-Plattform bietet dabei nicht nur ein Werkzeug für die Prozessmodellierung, sondern eine Grundlage für das strategische Prozessmanagement der Zukunft. In Kombination mit der methodischen Expertise der GfV entsteht eine Lösung, die Verwaltungen nicht nur bei der aktuellen Optimierung unterstützt, sondern auch für zukünftige Herausforderungen rüstet.

Warum Prozessmanagement mit der GfV und PICTURE nachhaltige Verbesserungen schafft

Die GfV verbindet in über 140 Beratungsprojekten erprobte Methodik mit modernster Technologie zu einem umfassenden Prozessmanagement-Ansatz. Unsere langjährige Partnerschaft mit PICTURE ermöglicht nicht nur attraktive Konditionen, sondern auch eine nahtlose Integration von Beratung und Technologie.

Was unseren Ansatz auszeichnet:

• Umfangreiche Prozess-Expertise: 18+ Jahre Erfahrung in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung
• Bewährte Technologie: PICTURE als etablierte Plattform in über 640 Kommunen
• Kollaborative Methodik: Digitale Zusammenarbeit statt klassischer Berater-Kunden-Trennung
• Flexible Implementierung: Anpassung an bestehende IT-Landschaften und organisatorische Anforderungen
• Nachhaltige Befähigung: Vom Beratungsprojekt zur eigenständigen Prozessmanagement-Kompetenz

Wir verstehen Prozessmanagement nicht als technisches Projekt, sondern als Organisationsentwicklung, die Menschen und Technik gleichermaßen berücksichtigt. Das Ergebnis sind nicht nur optimierte Prozesse, sondern eine gesteigerte Problemlösungs- und Veränderungskompetenz der gesamten Verwaltung.

Prozessmanagement als Grundlage für  Verwaltungsdigitalisierung: Warum  schlechte analoge Prozesse zu schlechten  digitalen Prozessen werden

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist in vollem Gange. Milliarden werden  investiert, neue Software implementiert und digitale Workflows eingeführt. Doch viele dieser  Projekte bleiben hinter den Erwartungen zurück oder scheitern sogar vollständig. Der Grund  liegt selten in der Technologie selbst, sondern in einem fundamentalen Denkfehler: der  Annahme, dass Digitalisierung automatisch zu besseren Prozessen führt. Die Realität ist  ernüchternd – ein schlechter analoger Prozess wird durch Digitalisierung zu einem schlechten  digitalen Prozess, nur schneller. 

 

 

Das Dilemma gescheiterter Digitalisierungsprojekte

In den meisten Verwaltungen folgt Digitalisierung einem vertrauten Muster: Ein analoger  Prozess wird identifiziert, eine passende Software beschafft und der bestehende Ablauf  digitalisiert. Was dabei übersehen wird, ist die kritische Frage nach der Qualität des  zugrundeliegenden Prozesses. Ineffizienzen, Redundanzen und strukturelle Probleme werden  nicht beseitigt, sondern in die digitale Welt fortgeschrieben. 

Die Folgen sind messbar: Digitalisierungsprojekte, die ihre Effizienzziele verfehlen, weil die  digitalisierten Prozesse genauso umständlich sind wie ihre analogen Vorgänger. IT-Systeme,  die von den Mitarbeitenden umgangen werden, weil sie deren Arbeitsrealität nicht abbilden.  

Hohe Folgekosten durch nachträgliche Anpassungen und Workarounds, die ursprünglich  nicht geplant waren. 

Ein typisches Beispiel: Eine Verwaltung digitalisiert ihr Antragsverfahren, ohne die  zugrundeliegenden Genehmigungsschleifen zu hinterfragen. Das Ergebnis ist ein digitaler  Prozess mit ebenso vielen Medienbrüchen und Verzögerungen wie zuvor – nur dass diese nun  in einem teuren IT-System abgebildet sind. Die Bürger erleben keine spürbare Verbesserung,  und die Mitarbeitenden müssen zusätzlich mit einer neuen Software kämpfen. 

Das Problem liegt in der verbreiteten Annahme, dass Technologie per se Verbesserung  bedeutet. Diese technikzentrierte Sichtweise übersieht, dass Digitalisierung nur so gut sein  kann wie die Prozesse, die sie abbildet. Ohne fundiertes Prozessverständnis führt  Digitalisierung zur kostspieligen Automatisierung bestehender Defizite in den  Arbeitsabläufen. 

 

 

Warum Technologie allein nicht reicht: Die Grenzen des  technikzentrierten Ansatzes

Viele Digitalisierungsinitiativen folgen einem technikzentrierten Ansatz: Eine neue Software  wird ausgewählt und implementiert, in der Hoffnung, dass sie bestehende Probleme löst.  Diese Herangehensweise ignoriert jedoch die organisatorischen und prozessualen Realitäten  der Verwaltung und führt zu vorhersagbaren Problemen.

Software diktiert Prozesse statt sie zu unterstützen: Wenn Prozesse nicht vorab durchdacht  sind, bestimmt die Software, wie gearbeitet wird. Die Verwaltung passt sich dem System an,  nicht umgekehrt. Dies führt zu umständlichen Workarounds und Frustration bei den  Anwendern. 

Schnittstellen werden übersehen: Verwaltungsprozesse erstrecken sich meist über mehrere  Organisationseinheiten und IT-Systeme. Ohne systematische Prozessbetrachtung entstehen  neue Medienbrüche zwischen digitalen und analogen Teilprozessen oder zwischen  verschiedenen IT-Systemen. 

Change-Management wird vernachlässigt: Neue Software zu implementieren ist eine  technische Aufgabe. Neue Arbeitsweisen zu etablieren ist eine organisatorische  Herausforderung, die systematisches Change-Management erfordert. Ohne  Prozessverständnis fehlt die Grundlage für wirksame Veränderungsbegleitung. 

Qualitätsprobleme bleiben unentdeckt: Digitalisierung macht Prozesse schneller, aber nicht  automatisch besser. Qualitätsprobleme in analogen Prozessen – wie unklare  Verantwortlichkeiten, fehlende Kontrollmechanismen oder uneinheitliche Standards – werden  digitalisiert und sind dann schwerer zu erkennen und zu korrigieren. 

Skalierungseffekte verstärken Probleme: Digitale Systeme ermöglichen die schnelle  Bearbeitung großer Mengen. Wenn der zugrundeliegende Prozess fehlerhaft ist, potenzieren  sich diese Fehler. Ein analoger Prozess mit 10% Fehlern wird zu einem digitalen Prozess mit  10% Fehlern – aber bei zehnfach höherem Durchsatz. 

Erfolgreiche Digitalisierung erfordert daher einen systematischen Ansatz, der  Prozessoptimierung und Technologieeinsatz intelligent verknüpft. 

 

 

Der systematische Ansatz: Erst optimieren, dann  digitalisieren

Erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung folgt einer klaren Systematik, die  Prozessoptimierung und Technologieeinsatz intelligent verknüpft. Diese Systematik  vermeidet die typischen Fallstricke technikzentrierter Ansätze und schafft die Grundlage für  nachhaltige Verbesserungen. 

Phase 1: Prozessverständnis entwickeln

Nicht alle Verwaltungsprozesse verdienen die gleiche Aufmerksamkeit bei der  Digitalisierung. Eine strategische Auswahl fokussiert auf jene Prozesse, die entweder  besonders häufig durchlaufen werden, hohe Ressourcenbindung aufweisen, kritische  Bürgerkontakte umfassen oder erhebliche Optimierungspotenziale versprechen. Diese  Priorisierung verhindert, dass Digitalisierungsressourcen in nebensächlichen Bereichen  verschwendet werden. 

Der erste Schritt ist dann die systematische Analyse der ausgewählten Prozesse. Dies geht  weit über die bloße Dokumentation hinaus und umfasst das Verständnis der  zugrundeliegenden Logik, der Schnittstellen und der tatsächlich gelebten Arbeitsweisen. Ohne  dieses Fundament bleibt jede Digitalisierung oberflächlich.

Die Prozessanalyse erfasst nicht nur die formalen Abläufe, sondern auch die informellen  Praktiken, die oft entscheidend für das Funktionieren der Verwaltung sind. Welche  ungeschriebenen Regeln gibt es? Wo entstehen Reibungen zwischen verschiedenen  Bereichen? Welche Workarounds haben die Mitarbeitenden entwickelt, um mit Defiziten des  aktuellen Systems umzugehen? 

Besonders wichtig ist die Betrachtung der End-to-End-Prozesse aus Bürgersicht. Viele  Verwaltungsleistungen erscheinen aus interner Sicht effizient organisiert, erweisen sich aber  aus Bürgerperspektive als fragmentiert und schwer nachvollziehbar. Eine ganzheitliche  Prozessbetrachtung deckt diese Diskrepanzen auf und schafft die Basis für bürgerorientierte  Digitalisierung. 

Phase 2: Systematische Prozessoptimierung

Auf Basis des Prozessverständnisses erfolgt die systematische Optimierung der Abläufe. Die  Optimierung orientiert sich an klaren Prinzipien: Reduzierung von Schnittstellen und  Medienbrüchen, Parallelisierung bisher sequenzieller Abläufe, Eliminierung redundanter  Aktivitäten und Standardisierung wiederkehrender Prozessschritte. Besondere  Aufmerksamkeit gilt der kritischen Prüfung von Genehmigungsebenen und Kontrollschleifen  auf ihre tatsächliche Notwendigkeit. 

Ein zentrales Element ist die Simulation optimierter Prozesse, bevor sie digitalisiert werden.  Pilotprojekte mit den neuen Abläufen zeigen, ob die theoretischen Verbesserungen auch  praktisch funktionieren. Diese Erprobungsphase verhindert, dass strukturelle Probleme in die  digitale Lösung übernommen werden. 

Phase 3: Technologieauswahl und -implementierung

Erst nach der Prozessoptimierung erfolgt die Auswahl der geeigneten Technologie. Da die  Anforderungen an das IT-System nun präzise definiert sind, kann eine fundierte Entscheidung  getroffen werden. Die Software wird nicht nach verfügbaren Features ausgewählt, sondern  nach ihrer Fähigkeit, die optimierten Prozesse bestmöglich zu unterstützen. 

Die Implementierung erfolgt schrittweise und wird kontinuierlich mit den Prozesszielen  abgeglichen. Anpassungen der Software werden nur vorgenommen, wenn sie die  Prozessqualität verbessern, nicht um technische Möglichkeiten auszureizen. Diese  Fokussierung verhindert die schleichende Überfrachtung mit Funktionen und hält die Lösung  überschaubar. 

Phase 4: Kontinuierliche Verbesserung etablieren

Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess.  Die implementierten Systeme werden regelmäßig auf ihre Prozessunterstützung überprüft und  bei Bedarf angepasst. Neue Anforderungen werden zunächst auf Prozessebene durchdacht,  bevor technische Lösungen entwickelt werden. 

Entscheidend ist die Etablierung einer Feedback-Kultur, in der sowohl Mitarbeitende als auch  Bürger kontinuierlich Rückmeldungen zur Prozessqualität geben können. Diese  Rückmeldungen fließen systematisch in die Weiterentwicklung ein und verhindern, dass sich  die digitalen Prozesse von der Nutzerealität entfernen.

 

 

Wie professionelles Prozessmanagement Digitalisierung  ermöglicht

Professionelles Prozessmanagement schafft die notwendigen Voraussetzungen für  erfolgreiche Digitalisierung. Es geht dabei nicht nur um die einmalige Optimierung von  Abläufen, sondern um die Etablierung einer prozessorientierten Organisationskultur, die  kontinuierliche Verbesserung und systematische Digitalisierung ermöglicht. 

Schaffung von Prozesstransparenz

Das erste Ziel professionellen Prozessmanagements ist die Schaffung von Transparenz über  die tatsächlichen Arbeitsabläufe. Viele Verwaltungen verfügen zwar über formale  Prozessbeschreibungen, diese bilden jedoch nicht die gelebte Realität ab. Systematisches  Prozessmanagement macht sichtbar, wie Arbeit wirklich verrichtet wird, wo Probleme  entstehen und welche informellen Lösungen die Mitarbeitenden entwickelt haben. 

Diese Transparenz ist die Grundlage für jede sinnvolle Digitalisierung. Nur wenn verstanden  ist, wie Prozesse funktionieren, können digitale Lösungen entwickelt werden, die tatsächlich  Verbesserungen bringen. Prozesstransparenz verhindert auch, dass wichtige Prozessschritte  bei der Digitalisierung übersehen werden. 

Entwicklung von Prozesskompetenz

Professionelles Prozessmanagement baut systematisch Prozesskompetenz in der Organisation  auf. Mitarbeitende lernen, in Prozessen zu denken, Schnittstellen zu verstehen und  Optimierungspotenziale zu erkennen. Diese Kompetenz ist entscheidend für erfolgreiche  Digitalisierung, da sie die Grundlage für die konstruktive Mitgestaltung digitaler Lösungen  bildet. 

Prozesskompetenz ermöglicht es auch, digitale Systeme nach ihrer Implementierung  kontinuierlich zu verbessern. Statt passive Anwender zu sein, werden die Mitarbeitenden zu  aktiven Gestaltern ihrer digitalen Arbeitsumgebung. Sie können beurteilen, welche  Funktionen hilfreich sind und welche die Arbeit erschweren. 

Etablierung von Qualitätsstandards

Systematisches Prozessmanagement definiert klare Qualitätsstandards für  Verwaltungsprozesse. Diese Standards umfassen nicht nur Durchlaufzeiten und  Bearbeitungsqualität, sondern auch Aspekte wie Transparenz, Nachvollziehbarkeit und  Bürgerfreundlichkeit. Digitalisierung kann diese Standards dann konsequent umsetzen und  überwachen. 

Qualitätsstandards schaffen auch die Grundlage für die Messung von  

Digitalisierungserfolgen. Ohne klare Prozessziele ist es unmöglich zu beurteilen, ob eine  digitale Lösung tatsächlich Verbesserungen gebracht hat. Prozessmanagement etabliert die  notwendigen Kennzahlen und Messverfahren für ein faktenbasiertes  

Digitalisierungscontrolling. 

Vorbereitung des Change-Managements

Digitalisierung bedeutet immer auch organisatorische Veränderung. Professionelles  Prozessmanagement bereitet diese Veränderungen systematisch vor, indem es die Betroffenen  frühzeitig einbezieht und die Auswirkungen der geplanten Änderungen transparent macht. Die  partizipative Entwicklung optimierter Prozesse schafft Verständnis für die Notwendigkeit von  Veränderungen und Akzeptanz für neue Arbeitsweisen. 

Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, neue Prozesse zunächst analog zu testen, bevor sie  digitalisiert werden. Diese Erprobungsphase ermöglicht es, Probleme zu erkennen und zu  lösen, bevor sie in teurer Software implementiert werden. Sie schafft auch Vertrauen in die  geplanten Änderungen und reduziert Widerstände gegen die spätere Digitalisierung. 

 

 

Erfolgspraxis: Systematische Transformation in der  Bauantragsverwaltung

Ein anschauliches Beispiel für den systematischen Ansatz bietet die Transformation der  Bauantragsverwaltung einer mittelgroßen Stadt. Statt sofort eine neue Software zu  implementieren, begann das Projekt mit einer umfassenden Prozessanalyse, die überraschende  Erkenntnisse lieferte. 

Die Ausgangslage: Komplexe analoge Abläufe

Der bestehende Bauantragsporozess erstreckte sich über fünf verschiedene  Organisationseinheiten und umfasste 23 einzelne Prozessschritte. Die durchschnittliche  Bearbeitungszeit betrug 14 Wochen, wobei nur 20% der Zeit tatsächlich für die inhaltliche  Bearbeitung verwendet wurden. 80% entfielen auf Wartezeiten, Weiterleitung und  Abstimmungsprozesse. 

Die Prozessanalyse deckte systematische Probleme auf: Unklare Zuständigkeiten führten zu  Rückfragen und Verzögerungen. Parallele Prüfungen verschiedener Fachbereiche blockierten  sich gegenseitig. Medienbrüche zwischen digitalen Fachverfahren und analogen  Abstimmungsprozessen verursachten Informationsverluste und Doppelarbeiten. 

Die Prozessoptimierung: Systematische Neugestaltung

Basierend auf den Analyseergebnissen wurde der Prozess grundlegend neu gestaltet.  Kernelemente der Optimierung waren die Zusammenführung verwandter Prüfschritte, die  Parallelisierung bisher sequenzieller Abläufe und die Definition klarer Eskalationswege für  Problemfälle. 

Besonders wirksam war die Einführung eines Case-Management-Ansatzes: Jeder Bauantrag  erhielt einen festen Ansprechpartner, der für den gesamten Prozess verantwortlich war. Dieser  koordinierte alle beteiligten Fachbereiche und sorgte für reibungslose Abläufe. Standardfälle  konnten durch vordefinierte Workflows beschleunigt bearbeitet werden, während komplexe  Fälle individuelle Betreuung erhielten. 

Die optimierten Prozesse wurden zunächst in einem Pilotbereich getestet und schrittweise  verfeinert. Erst nach der erfolgreichen Erprobung wurde mit der Digitalisierung begonnen. 

Die Digitalisierung: Technologie folgt Prozess

Die Auswahl der IT-Lösung erfolgte auf Basis der optimierten Prozesse. Da die  Anforderungen präzise definiert waren, konnte eine passende Software identifiziert werden,  die den neuen Ablauf optimal unterstützte. Die Implementierung verlief ohne größere  Probleme, da die Nutzer bereits mit den neuen Prozessen vertraut waren. 

Das digitale System bildete die optimierten Abläufe exakt ab und automatisierte  Routinetätigkeiten wie Fristenüberwachung, Statusupdates und standardisierte  Kommunikation. Schnittstellen zu anderen Fachverfahren wurden systematisch integriert, um  Medienbrüche zu vermeiden. 

Die Ergebnisse: Messbare Verbesserungen

Die systematische Herangehensweise führte zu beeindruckenden Ergebnissen: Die  durchschnittliche Bearbeitungszeit reduzierte sich von 14 auf 6 Wochen. Die  Kundenzufriedenheit stieg deutlich, da die Antragsteller jederzeit den aktuellen Status  verfolgen konnten. Die Mitarbeitenden berichteten von weniger Stress und mehr Zeit für die  inhaltliche Bearbeitung. 

Entscheidend war jedoch nicht nur die Effizienzsteigerung, sondern auch die nachhaltige  Verbesserung der Prozessqualität. Das neue System bot umfassende Transparenz über alle  Bearbeitungsschritte und ermöglichte kontinuierliche Optimierungen basierend auf konkreten  Daten. 

 

 

Integration in die digitale Verwaltungsstrategie

Prozessbasierte Digitalisierung darf nicht isoliert betrachtet werden, sondern muss in eine  übergreifende digitale Verwaltungsstrategie eingebettet sein. Diese Integration berücksichtigt  verschiedene Dimensionen und schafft Synergien zwischen einzelnen  

Digitalisierungsprojekten. 

Strategische Ebene: Vision für die Digitalisierung entwickeln

Auf strategischer Ebene geht es um die Entwicklung einer Vision für die Digitalisierung der  gesamten Verwaltung. Diese Vision definiert, welche Art von Verwaltung angestrebt wird:  bürgerzentriert, effizient, transparent und proaktiv. Prozessmanagement trägt zur  Operationalisierung dieser Vision bei, indem es konkrete Prozessziele ableitet und messbar  macht. 

Die Vision für die Digitalisierung schafft auch den Rahmen für Priorisierungsentscheidungen:  Welche Prozesse sollen zuerst digitalisiert werden? Welche Qualitätsstandards gelten  einheitlich? Wie sollen verschiedene IT-Systeme integriert werden? Ohne strategischen  Rahmen führt Digitalisierung zu einem Flickenteppich isolierter Insellösungen. 

Operative Ebene: Digitalisierungsroadmap erstellen

Auf operativer Ebene wird die Vision für die Digitalisierung in eine konkrete Roadmap  übersetzt. Diese definiert die Reihenfolge von Digitalisierungsprojekten, berücksichtigt  Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Prozessen und plant die erforderlichen Ressourcen.  Prozessmanagement liefert die notwendigen Informationen für diese Planung.

Besonders wichtig ist die Berücksichtigung von Schnittstellen zwischen verschiedenen  Prozessen. Die Digitalisierung eines Prozesses kann Auswirkungen auf vor- und  nachgelagerte Abläufe haben. Eine systematische Roadmap plant diese Auswirkungen mit  und vermeidet unbeabsichtigte Störungen. 

Umsetzungsebene: Projekte professionell realisieren

Auf der Umsetzungsebene geht es um die professionelle Durchführung einzelner  Digitalisierungsprojekte. Hier zeigt sich der Wert systematischen Prozessmanagements:  Projekte mit solider Prozessgrundlage verlaufen effizienter, produzieren bessere Ergebnisse  und werden von den Nutzern eher akzeptiert. 

Die Umsetzungsebene umfasst auch die systematische Dokumentation von Erfahrungen und  die Weiterentwicklung der Digitalisierungsmethodik. Jedes Projekt trägt zum organisationalen  Lernen bei und verbessert die Fähigkeit für zukünftige Digitalisierungsvorhaben. 

 

 

Nachhaltigkeit durch prozessbasierte Digitalisierung

Ein entscheidender Vorteil prozessbasierter Digitalisierung liegt in ihrer Nachhaltigkeit.  Während technologiezentrierte Ansätze oft zu kurzlebigen Lösungen führen, schaffen  prozessbasierte Ansätze die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung und  Anpassungsfähigkeit. 

Adaptierbarkeit an veränderte Anforderungen

Verwaltungsanforderungen ändern sich kontinuierlich durch neue Gesetze, veränderte  Bürgerbedürfnisse oder organisatorische Entwicklungen. Digitale Lösungen, die auf  optimierten Prozessen basieren, können diese Änderungen besser bewältigen, weil die  zugrundeliegende Prozesslogik klar definiert ist und flexibel angepasst werden kann. 

Prozessbasierte Digitalisierung schafft auch die organisatorischen Voraussetzungen für  kontinuierliche Anpassung. Mitarbeitende mit Prozesskompetenz können  Veränderungsbedarfe früher erkennen und konstruktive Verbesserungsvorschläge entwickeln.  Die Verwaltung wird zu einer lernenden Organisation, die ihre digitalen Arbeitsweisen  kontinuierlich weiterentwickelt. 

Technologieunabhängigkeit

Ein weiterer Nachhaltigkeitsvorteil liegt in der relativen Technologieunabhängigkeit  prozessbasierter Ansätze. Da der Fokus auf den Prozessen liegt, nicht auf spezifischen  Technologien, bleiben die Optimierungsergebnisse auch bei Technologiewechseln erhalten.  Neue Software kann die bewährten Prozesse übernehmen und weiterentwickeln. 

Diese Technologieunabhängigkeit reduziert auch das Risiko der Abhängigkeit von einzelnen  Anbietern und ermöglicht strategischere Entscheidungen bei der Softwareauswahl. Die  Verwaltung behält die Kontrolle über ihre Prozesse und kann Technologien nach ihrem  Nutzen für die Prozessunterstützung bewerten. 

Übertragbarkeit auf andere Bereiche

Erfolgreich digitalisierte Prozesse schaffen Vorbilder für andere Verwaltungsbereiche. Die  entwickelte Methodik, die erprobten Qualitätsstandards und die gewonnenen Erfahrungen  können systematisch auf weitere Prozesse übertragen werden. So entsteht ein  Multiplikatoreffekt, der die Digitalisierung der gesamten Verwaltung beschleunigt. 

Besonders wertvoll ist die Übertragbarkeit von Change-Management-Erfahrungen. Teams,  die bereits erfolgreich Digitalisierungsprojekte durchgeführt haben, können andere Bereiche  bei deren Digitalisierungsvorhaben unterstützen und als interne Multiplikatoren wirken. 

 

 

Ausblick: Die prozessgetriebene digitale Verwaltung der  Zukunft

Verwaltungen, die Digitalisierung konsequent prozessbasiert angehen, entwickeln sich zu  adaptiven, lernenden Organisationen. Sie verstehen Digitalisierung nicht als technisches  Projekt, sondern als kontinuierlichen Organisationsentwicklungsprozess. Diese Haltung wird  in einer zunehmend digitalen Welt zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil. 

Die digitale Verwaltung der Zukunft zeichnet sich durch nahtlose, bürgerorientierte Prozesse  aus, die Technologie intelligent nutzen, um Verwaltungsleistungen zu verbessern. Dabei steht  nicht die Technologie im Mittelpunkt, sondern der Nutzen für Bürger und Mitarbeitende.  Prozessmanagement bildet das Fundament dieser zukunftsfähigen Verwaltung – es schafft die  organisatorischen Voraussetzungen für erfolgreiche Digitalisierung und kontinuierliche  Innovation. 

 

 

Warum prozessbasierte Digitalisierung mit der GfV  nachhaltige Transformation schafft

Die GfV verbindet über 18 Jahre Prozessmanagement-Erfahrung mit fundiertem  Digitalisierungs-Know-how zu einem ganzheitlichen Transformationsansatz. Wir verstehen  Digitalisierung nicht als IT-Projekt, sondern als Organisationsentwicklung, die Menschen,  Prozesse und Technologie gleichermaßen berücksichtigt. 

Was unseren Ansatz auszeichnet: 

• Process-First-Philosophie: Systematische Prozessoptimierung vor  Technologieauswahl 
• Umfassende Verwaltungsexpertise: Erfahrung aus allen Bereichen der öffentlichen  Verwaltung 
• Bewährte Transformationsmethodik: Erprobtes Vorgehen von der Analyse bis zur  nachhaltigen Implementierung 
• Technologiepartnerschaften: Zugang zu führenden Plattformen wie PICTURE für  integrierte Lösungen 
• Change-Management-Kompetenz: Systematische Begleitung organisatorischer  Veränderungen 

Wir entwickeln keine IT-Lösungen, sondern schaffen die prozessualen Grundlagen für  erfolgreiche Digitalisierung. Das Ergebnis sind digitale Verwaltungsprozesse, die tatsächlich  funktionieren, von den Nutzern akzeptiert werden und kontinuierlich weiterentwickelt werden  können. Digitalisierung, die nachhaltig wirkt, weil sie auf optimierten Prozessen aufbaut.