von Till Morgenstern | Aug. 7, 2026
Die Stadt Göppingen beauftragte die GfV mit Unterstützungsleistungen zur Umsetzung der neuen Aufbauorganisation. Vor dem Hintergrund einer weitreichenden Verwaltungsreform im Rahmen des Projekts NEWORG sollten die neu geschaffenen Strukturen in der Praxis verankert, Prozesse verwaltungsweit erfasst und optimiert sowie bestehende Schnittstellenprobleme abgebaut werden. Die GfV begleitete die Stadtverwaltung in vier Leistungsbausteinen, die je nach Problemstellung und Bedarf flexibel mit den Bereichen aufgenommen und umgesetzt wurden: Prozessanalyseworkshops, Prozessscreening, Schnittstellenanalysen sowie aufgabenkritische Analysen. In den Prozessanalyseworkshops wurden Kernprozesse modelliert und auf Optimierungspotenziale analysiert. Ein Beispiel: Im Bereich Haushaltsplanung zeigten sich Unklarheiten in der Rollenverteilung zwischen Leitungsebenen, die gemeinsam geschärft und im Prozessmodell verankert werden konnten. Im Prozessscreening erstellte die GfV auf Basis bestehender Stellenbeschreibungen einen Aufgabenkatalog und leitete daraus eine Prozesslandkarte ab, die einem Bereich als Startpunkt für die strukturierte Prozessaufnahme und weitere Optimierung dient. In den Schnittstellenanalysen wurden bereichsübergreifende Reibungspunkte sichtbar gemacht und Maßnahmen priorisiert. So fehlte im Tiefbaubereich eine gemeinsame Datenbasis zu geplanten Bauvorhaben, woraus die Empfehlung zur Einführung eines zentralen GIS-Systems mit verbindlicher Nutzungspflicht für alle Infrastrukturträger entstand. In den aufgabenkritischen Analysen wurden Aufgaben, Bearbeitungstiefe, Zuständigkeiten und Schnittstellen systematisch bewertet und Veränderungspotenziale identifiziert. Zudem begleitete die GfV die organisatorische Umsetzung des Bürgerbüros Bauen, einschließlich Aufgabenabgrenzung und Personalbedarfsermittlung. Übergeordnetes Zielbild ist die bedarfsgerechte Unterstützung der einzelnen Bereiche bei der Umsetzung der neuen Aufbauorganisation: mit klar definierten Prozessen, geregelten Schnittstellen und kritisch betrachteten Aufgaben.
von Till Morgenstern | Aug. 7, 2026
Das Landesamt für Denkmalpflege Hessen (LfDH) beauftragte die GfV mit einer Strukturanalyse der Präsidialabteilung, umfassend vier Referatsbereiche. Vor dem Hintergrund struktureller Defizite in den vier Referatsbereichen sollten bürokratische Hürden abgebaut, Arbeitsabläufe vereinfacht und die Handlungs- und Leistungsfähigkeit der Abteilung nachhaltig gestärkt werden. Die Analyse identifizierte drei übergreifende Handlungsfelder. Im Bereich Führungsstrukturen und Organisationsklarheit zeigte sich, dass die Wahrnehmung von Präsidium und Abteilungsleitung in Personalunion operative Steuerungsaufgaben strukturell verhindert, während die Referatsleitung durch die Kumulation von Leitungs- und Sachbearbeitungsaufgaben überlastet war. Die GfV empfiehlt daher die konsequente Fokussierung der Referatsleitung auf Steuerungsaufgaben. Im Bereich Haushalt und Controlling entsprach das bestehende Monatsreporting nicht den tatsächlichen Steuerungsbedarfen der Fachabteilungen, was zu vermeidbarem Mehraufwand und externen Beanstandungen durch den Hessischen Rechnungshof führte. Im Mittelpunkt steht hier die Weiterentwicklung des Berichtswesens hin zu einem tatsächlichen Steuerungsinstrument für die Fachabteilungen. Im Bereich Zuwendungen bestand eine Diskrepanz zwischen formaler Verortung und gelebter Steuerung, die durch eine sachgerechte organisatorische Neuordnung aufgelöst werden konnte. Als strukturelle Schlüsselmaßnahme empfiehlt die GfV die Auflösung der Personalunion von Präsidium und Abteilungsleitung und die Schaffung einer eigenständigen Zentralabteilung mit zwei Referaten: Recht und Förderung sowie Verwaltung. Ergänzend wurde die Trennung von Haushalt und Controlling als fachliche Notwendigkeit empfohlen, um eine unabhängige Kontrollfunktion entsprechend anerkannter Standards sicherzustellen. Als Zielbild steht eine Präsidialabteilung mit klaren Führungsstrukturen, trennscharf definierten Zuständigkeiten und einer serviceorientierten Steuerung, die den internen und externen Anforderungen des LfDH gerecht wird.
von Evanthia Lilli | Aug. 7, 2026
Die IHK Braunschweig beauftragte die GfV mit dem Aufbau eines organisationsweiten Prozessmanagements sowie der fachlichen Begleitung der Prozessmodellierung. Vor dem Hintergrund fehlender einheitlicher Prozessdokumentation sollten Abläufe systematisch erfasst, Wissen strukturell verankert und die Grundlage für ein dauerhaftes Fachcontrolling und Digitalisierungsvorhaben geschaffen werden.
Die GfV begleitete die IHK in vier aufeinander aufbauenden Schritten. In einem vorbereitenden Workshop mit den Teamleitungen wurden Rollen und Zuständigkeiten im Prozessmanagement erarbeitet sowie die Verantwortung der Geschäftsbereichsleitungen als Prozesseigentümer:innen und der Teamleitungen für die operative Qualitätssicherung verbindlich festgelegt. Anschließend setzte die GfV die Prozessplattform PICTURE auf, entwickelte ein Konzept für die Struktur, Zugriffsrechte und legte gemeinsam mit der IHK den Qualitätssicherungsprozess inklusive Modellierungsregeln fest, aus denen verscheidene Checklisten und Handouts für die Mitarbeitenden entstanden. Zwei aufeinander aufbauende Schulungen befähigten Teamleitungen und ausgewählte Mitarbeitende zur eigenständigen Prozessmodellierung. Während der IHK-internen Testphase stand die GfV für Rückfragen zur Verfügung und sicherte Prozesse auf Anfrage ab. Mehrere Qualitätszirkel mit Teamleitungen und Mitarbeitenden begleiteten die Modellierungsphase und sicherten einheitliche Standards.
Als Ergebnis steht eine IHK mit geschulten Führungskräften und Modellierenden, einer betriebsbereiten Prozessplattform und einem abgestimmten Rollenkonzept als Grundlage für die eigenständige Weiterentwicklung des Prozessmanagements.
von Till Morgenstern | Aug. 7, 2026
Der Landkreis Oberspreewald-Lausitz beauftragte die GfV mit der Aufnahme, Modellierung und Analyse ausgewählter Prozesse im Gesundheitsamt Bereich Hygiene. Im Rahmen eines Fördermittelprojektes sollten 20 Kernprozesse auf höchster Detailebene systematisch dokumentiert, Optimierungspotenziale identifiziert und digitalisierungsfähige Soll-Prozesse als Grundlage für nachgelagerte Organisations- und Digitalisierungsvorhaben entwickelt werden.
Die Analyse identifizierte prozessübergreifende Handlungsfelder im Bereich Digitalisierung: Medienbrüche zwischen analogen und digitalen Arbeitsschritten verursachen Zeitverluste und binden Kapazitäten. Die vorhandene Funktionalität des Fachverfahrens Octoware wird nicht vollständig ausgeschöpft, parallele Datenhaltungen und uneinheitliche Ablagestrukturen erschweren die Zusammenarbeit und Vertretungsregelungen. Ergänzend fehlt es an mobiler IT-Ausstattung, die eine medienbruchfreie Bearbeitung auch außerhalb des Büros ermöglicht. Für jeden der 20 modellierten Prozesse wurden Optimierungspotenziale mit Einschätzung des organisatorischen, technischen und finanziellen Aufwands sowie des Nutzens in einer Prozesskritiktabelle dokumentiert, um Maßnahmen gezielt priorisieren zu können. Empfohlen werden unter anderem die Beschaffung mobiler Endgeräte, die Einführung digitaler Signaturen, die Etablierung einer Fachverfahrensverantwortlichen sowie die Erarbeitung verbindlicher Standards zur Vereinheitlichung der Arbeitsweise.
Als Zielbild steht ein Gesundheitsamt, das seine Kernprozesse medienbruchfrei, auf Basis verbindlicher Standards und unter konsequenter Nutzung vorhandener digitaler Werkzeuge bearbeitet.
von Till Morgenstern | Aug. 7, 2026
Der Kreis Bergstraße beauftragte die GfV mit der Durchführung einer Usability-Analyse des Webauftritts der Kreisverwaltung. Vor dem Hintergrund von Bürgerbeschwerden über schwere Erreichbarkeit und mangelnde Übersichtlichkeit sowie einer dezentral gewachsenen Website-Struktur ohne einheitliche redaktionelle Vorgaben sollten konkrete Verbesserungsansätze identifiziert und eine Grundlage für eine nutzerfreundlichere digitale Kontaktaufnahme geschaffen werden.
Die Analyse ergab vier Kernthemen: Menübezeichnungen und Seitentitel orientieren sich häufig an internen Verwaltungsbegriffen statt an der Nutzerperspektive, was die Auffindbarkeit von Leistungen erschwert. Die Navigationstiefe ist uneinheitlich und teilweise sehr hoch. Kontaktmöglichkeiten fehlen auf einzelnen Seiten oder folgen keiner einheitlichen Logik, persönliche und generische E-Mail-Adressen werden nebeneinander verwendet. Der Umgang mit Kontaktdaten berührt dabei auch den Schutz der Mitarbeitenden. Die GfV strukturierte die Maßnahmen in einem fünfstufigen Vorgehen: von strategischer Grundlagenarbeit über kurzfristig umsetzbare Quick-Wins und konzeptioneller Weiterentwicklung der Website-Struktur bis zur Einführung bereichsbezogener Funktionspostfächer und der organisatorischen Verankerung einer zentralen Koordinationsstelle. Ein Benchmark mit dem Rhein-Neckar-Kreis und dem Kreis Groß-Gerau lieferte ergänzende Impulse, insbesondere zur Digitalisierung von Antragsverfahren.
Als Zielbild steht ein einheitlich strukturierter, bürgerfreundlicher Webauftritt mit verständlicher Sprache, klaren Zuständigkeiten und nachhaltiger redaktioneller Steuerung, der ohne vollständige Neuaufsetzung schrittweise und effizient verbessert werden kann. Die nächsten Umsetzungsschritte sind definiert und priorisiert.
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