von Till Morgenstern | Aug. 7, 2026
Die Bayerische Akademie der Wissenschaften beauftragte die GfV mit einer Organisationsuntersuchung zur Weiterentwicklung der Zusammenarbeit zwischen der Zentralverwaltung und dem Walther-Meißner-Institut für Tiefentemperaturforschung. Vor dem Hintergrund wachsender Drittmittelförderungen, zunehmender Berichtspflichten und bestehender Herausforderungen an der Schnittstelle zwischen Zentral- und Institutsverwaltung sollten Kernprozesse in drei Aufgabenbereichen analysiert, Optimierungspotenziale identifiziert und die Kommunikations- und Kooperationsstrukturen gestärkt werden. Die Untersuchung identifizierte konkrete Weiterentwicklungsansätze in allen drei Aufgabenbereichen. Im Personalmanagement empfiehlt die GfV die Vereinheitlichung des Daten- und Dokumentenmanagements durch ein hausweites Fachverfahren sowie den Aufbau eines zentralen Fortbildungsmanagements, um Bedarfe institutsübergreifend zu ermitteln und Synergien bei der Planung zu nutzen. Ergänzend bietet der gesamte Personallebenszyklus, von der zielgruppenorientierten Personalgewinnung über strategische Personalentwicklung bis zur Einführung systematischer Exitgespräche, konkrete Ansatzpunkte zur Stärkung der Mitarbeitendenbindung. In der Drittmittelbewirtschaftung und Beschaffung empfiehlt die GfV die Klärung der grundlegenden Rollenverteilung zwischen Zentral- und Institutsverwaltung als Grundlage für ein verbindliches Wissensmanagement zu vergaberechtlichen Standards. Im Bereich Haushaltsplanung und Rechnungslegung entwickelte die GfV ein Maßnahmenpaket zur Reduzierung von Medienbrüchen und zur Stärkung der haushaltsrechtlichen Handlungssicherheit aller Beteiligten, das kurzfristig umsetzbare Digitalisierungsschritte mit strukturellen Weiterentwicklungen der Prozesse verbindet. Übergreifend empfiehlt die GfV die Entwicklung eines gemeinsamen Serviceverständnisses zwischen Zentral- und Institutsverwaltung als Grundlage für eine verlässliche Zusammenarbeit. Als Zielbild steht eine BAdW, deren Verwaltungsprozesse effizient, medienbruchfrei und auf Basis klar geregelter Rollen zwischen Zentrale und Institut funktionieren.
von Till Morgenstern | Aug. 7, 2026
Die IHK Braunschweig beauftragte die GfV mit einer Organisationsentwicklung im Geschäftsbereich Beruf und Bildung, Team Prüfungs- und Seminarmanagement. Vor dem Hintergrund gewachsener Prozessstrukturen, uneinheitlicher Arbeitsweisen und fehlender Prozessstandards sollten Kernprozesse systematisch aufgenommen, optimiert und in einheitlichen und verbindlichen Standards dokumentiert werden. Die GfV begleitete den Entwicklungsprozess in vier Phasen. In der Erhebungsphase führte die GfV Arbeitsplatzhospitationen in den Aufgabenbereichen durch, um sich gezielt in die Fachverfahren und Abläufe einzuarbeiten und die Kernprozesse im Ist-Zustand zu modellieren. Die Analyse identifizierte konkrete Optimierungspotenziale: Doppelungen in der Prozessstruktur, uneinheitliche Modellierungstiefen sowie fehlende Hilfsmittel wie Checklisten und Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben, unter anderem in der Prüfungsvorbereitung, Prüferakquise und Notenkonferenz. In der Entwicklungsphase entwickelte die GfV optimierte Soll-Prozesse und definierte einheitliche Prozessstandards, die in Workshops mit der Teamleitung abgestimmt wurden. Ergänzend erstellte die GfV FAQs, How-tos und weitere Dokumentationen als dauerhafte Arbeitsgrundlagen. In abschließenden Trainingseinheiten wurden die weiterentwickelten Prozesse und Standards den Mitarbeitenden präsentiert und verankert. Als Zielbild steht ein Prüfungs- und Seminarmanagement, das auf Basis einheitlicher, dokumentierter Prozesse effizient arbeitet und Wissen strukturiert für alle Mitarbeitenden zugänglich macht.
von Till Morgenstern | Aug. 7, 2026
Die Gemeinde Schwalmtal beauftragte die GfV mit der Fortführung der Organisationsentwicklung in der Kernverwaltung. Rund eineinhalb Jahre nach einer grundlegenden Neustrukturierung sollten ausgewählte Bereiche, in denen die praktische Umsetzung noch Optimierungsbedarf zeigte, gezielt nachgesteuert werden. Im Fokus standen die organisatorische Verortung des Klimaschutzmanagements, die Strukturen im Fachbereich Familie, Schule und Soziales sowie die Führungskapazitäten im Fachbereich Bauen.
Die Analyse mündete in drei konkrete Handlungsempfehlungen. Das bisher beim Bürgermeister angesiedelte Klimaschutzmanagement empfahl die GfV als Stabsstelle bei der Fachbereichsleitung Bauen neu zu verorten, um die bereits gewachsenen fachlichen Schnittstellen in den Bereichen Energie und Liegenschaften zu formalisieren und eine kontinuierliche operative Steuerung sicherzustellen. Für den Fachbereich Familie, Schule und Soziales empfahl die GfV die Aufspaltung eines auf zwei Standorte verteilten Sachgebiets in zwei eigenständige Einheiten mit klarer Fach- und Personalverantwortung, um kurze Informationswege und eine wirksame Leitung zu ermöglichen. Für den stark beanspruchten Fachbereich Bauen empfahl die GfV die formelle Übertragung spezifischer Zuständigkeiten an die stellvertretende Fachbereichsleitung, insbesondere die Verantwortung für die Klimaschutzstelle.
Als Ergebnis stand ein abgestimmtes Empfehlungsgutachten, das durch klare Strukturen und Verantwortlichkeiten die operative Wirksamkeit der Verwaltung stärkte und Führungskräfte gezielt entlastete.
von Evanthia Lilli | Aug. 7, 2026
Die Bundesstiftung Bauakademie beauftragte die GfV im Rahmen eines Rahmenvertrags mit der professionellen Begleitung ihrer Stellenbesetzungen. Vor dem Hintergrund des Aufbaus einer jungen, auf Bau, Städtebau und Architektur ausgerichteten Bundesstiftung sollten Stellen systematisch, nachvollziehbar und nach dem Grundsatz der Bestenauslese besetzt werden. Besetzt wurden unter anderem die Direktionsstelle der Bundesstiftung, eine Sachbearbeitung im Bereich New European Bauhaus sowie weitere Positionen in den Bereichen Innovationen im Gebäudebereich und Projekt- und Wissensmanagement. Die GfV übernahm die Begleitung des gesamten Auswahlprozesses: Auf Basis der Stellenprofile entwickelte die GfV Bewerbungsmatrizen mit differenzierten, gewichteten Bewertungskriterien für die formelle Eignungsprüfung. Für die strukturierten Auswahlgespräche erstellte die GfV Interviewmatrizen mit standardisierten Fach- und Situativfragen sowie einem einheitlichen Bewertungsraster. Die GfV moderierte die Auswahlgespräche, begleitete die Reflexionsrunden des Auswahlgremiums und erstellte rechtssichere Vergabevermerke. Je nach Stelle und Einbindung des zuständigen Ministeriums umfasste das Verfahren bis zu drei Stufen: formelle Eignungsprüfung, digitale Auswahlgespräche und persönliche Gespräche am Dienstort Berlin. Als Zielbild steht eine Bundesstiftung, die ihre Personalauswahl auf einer objektiven, transparenten und rechtssicheren Grundlage trifft und damit die Voraussetzungen für eine leistungsfähige Aufbauorganisation schafft.
von Evanthia Lilli | Aug. 7, 2026
Die Stadt Köln beauftragte die GfV mit der Evaluation der Umsetzung des gemeinsam entwickelten Zukunftsbildes der Kundenzentren (KUZ), aufbauend auf dem Leitbildprozess aus dem Jahr 2023. Vor dem Hintergrund einer wachsenden Diskrepanz zwischen den formulierten Leitbildzielen und dem Alltagserleben der Mitarbeitenden sollte der Umsetzungsstand des Leitbildes systematisch bewertet und eine tragfähige Grundlage für die weitere Verankerung des Zukunftsbildes im Arbeitsalltag der Kundenzentren geschaffen werden. Die Evaluation identifizierte drei zentrale Befunde. Erstens entfaltete das Leitbild noch keine ausreichende Wirkung als gemeinsame Orientierung: Bereits erzielte Erfolge und umgesetzte Maßnahmen wurden von den Mitarbeitenden nicht mit dem Leitbild in Verbindung gebracht. Zweitens erwiesen sich Kommunikation und Wissenstände als uneinheitlich. Das bisherige Kommunikationsformat eines Newsletters wurde durch Fluktuation, Zeitmangel und das fordernde Tagesgeschäft in den Kundenzentren nicht angenommen. Drittens zeigte sich, dass die Verankerung des Leitbildes eine neue, adressatenorientierte Herangehensweise erfordert, die aktiv Raum für die inhaltliche Auseinandersetzung mit dem Zukunftsbild schafft. Auf Basis dieser Erkenntnisse empfahl die GfV die Durchführung einer KUZ-übergreifenden Informationsveranstaltung im Vollversammlungsformat sowie die Einführung kontinuierlicher, standardisierter Formate zur Fortschrittsberichterstattung im Rahmen der quartalsweisen Dienstbesprechungen. Als Zielbild steht eine Kundenzentrumsorganisation, in der das Zukunftsbild als gemeinsame Orientierung gelebt und im Arbeitsalltag sichtbar wird.
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